Eigene IT statt Cloud-Abo: Wie kleine Betriebe ihre Daten zurückholen

Jeden Monat eine Abbuchung. Für Software, die auf fremden Servern läuft. Für Daten, die Ihnen nur auf dem Papier gehören. Und für Preise, die genau dann steigen, wenn Sie längst abhängig sind. Das ist kein Pech. Das ist das Geschäftsmodell. Für viele kleine Betriebe ist das Alltag geworden. Dabei gibt es eine Alternative, die sich rechnet: die eigene IT selbst hosten.

Was heißt »selbst hosten«?

Beim Selbsthosting läuft Ihre Software auf einem Server, der Ihnen gehört. Nicht bei Google, nicht bei Microsoft, nicht bei Dropbox. Das kann ein kleiner Server im Büro sein, ein sogenanntes NAS (ein Netzwerkspeicher, kaum größer als ein Schuhkarton), oder ein gemieteter Server in einem deutschen Rechenzentrum.

Ihre Daten liegen dann dort, wo Sie es festlegen. Kein US-Konzern hat Zugriff. Keine Preiserhöhung trifft Sie unvorbereitet. Keine Anbieter-Kündigung reißt Ihnen den Boden weg. Gerade für Betriebe, die mit Kundendaten arbeiten, ist das auch rechtlich relevant: Daten auf deutschen Servern unterliegen weder dem US Cloud Act noch FISA 702, zwei US-Gesetzen, die amerikanische Anbieter zur Herausgabe von Daten verpflichten können. Warum das für Firmendaten ein echtes Problem ist, habe ich im Vergleich Microsoft 365 gegen Nextcloud ausführlich aufgeschrieben.

Was ist Docker? Und warum sollte Sie das kümmern?

Docker verpackt einzelne Programme in sogenannte »Container«: abgeschlossene Einheiten, die unabhängig voneinander laufen. Klingt technisch? Ist es auch. Für Sie zählt das Ergebnis: Jede Anwendung läuft stabil, ohne die anderen zu stören. Updates, Backups, Neustarts. Alles einzeln steuerbar.

Ich installiere und verwalte diese Container für Sie. Sie sehen am Ende eine aufgeräumte Weboberfläche und arbeiten wie gewohnt. Was darunter läuft, müssen Sie nicht verstehen. Dafür bin ich da.

Was können Sie damit ersetzen?

Fast jede Software, für die Sie heute ein Abo zahlen, gibt es als Open-Source-Alternative zum Selbsthosten:

Über drei Jahre gerechnet zahlen Betriebe mit SaaS-Abos oft das Dreifache im Vergleich zu selbst gehosteten Lösungen. Die einmaligen Einrichtungskosten sind da schon mitgerechnet. Welche Programme den Anfang am leichtesten machen, zeige ich in meinem Überblick über fünf Open-Source-Tools fürs Büro. Auch der Versand großer Dateien an Kunden läuft über denselben Server – eine WeTransfer-Alternative ohne US-Umweg ist bei Nextcloud schon eingebaut.

Für wen lohnt sich das?

Selbsthosting lohnt sich besonders, wenn Sie ...

• Kundendaten, Angebote oder Rechnungen digital speichern und teilen
• ein Team haben, das gemeinsam auf Dateien zugreift
• für mehrere Mitarbeiter Cloud-Abos zahlen und die Summe am Jahresende spüren
• als Kanzlei, Praxis oder Verein mit sensiblen Daten arbeiten
• unabhängig von US-Anbietern und ihrer Datenschutz-Grauzone sein wollen

Schon ab fünf Mitarbeitern rechnen sich selbst gehostete Lösungen in der Regel innerhalb eines Jahres, verglichen mit gängigen SaaS-Abos. Dazu kommt eine Pflicht, die ohnehin ansteht: Auch die digitale Zeiterfassung, zu der Betriebe inzwischen verpflichtet sind, läuft als Open-Source-Lösung auf dem eigenen Server.

Und wann lohnt es sich nicht? Auch das gehört zur Beratung: Wer allein arbeitet und mit zwei kostenlosen Konten auskommt, braucht keinen eigenen Server. Dann sage ich Ihnen genau das. Auch »das lassen wir bleiben« ist ein ehrliches Ergebnis.

Was kostet das wirklich?

Ein typisches Setup für ein kleines Büro mit 5 bis 20 Personen:

• Server (einmalig): ab 300 bis 800 € (NAS oder Mini-PC, je nach Anforderung)
• Strom: ca. 5 bis 15 € im Monat bei energieeffizienter Hardware
• Alternativ ein gemieteter Server in Deutschland oder der EU: ca. 15 bis 40 € im Monat, ohne Hardware-Kauf
• Einrichtung: einmalig, abhängig vom Umfang
• Laufende Wartung: optional. Ich übernehme das auf Wunsch remote.

Nur wenn auf demselben Server auch KI-Modelle laufen sollen, wird es teurer – welche Hardware ein kleiner Betrieb für lokale KI wirklich braucht, habe ich gesondert durchgerechnet.

Eine Beispielrechnung, die Sie nachrechnen können (Stand Juli 2026): Drei typische SaaS-Abos für ein Acht-Personen-Büro – Cloud-Speicher, Passwort-Manager, Projektmanagement – kosten pro Kopf schnell 15 bis 25 € im Monat, zusammen also 1.400 bis 2.400 € im Jahr (etwa Google Workspace Business Standard: 13,60 € pro Person und Monat – und das deckt erst einen der drei Punkte ab). Die selbst gehostete Seite: ein Cloud-Server ab rund 10 € im Monat, auf dem Nextcloud, Vaultwarden und OpenProject zusammen laufen – Software-Kosten null, weil Open Source. Der Server rechnet nicht pro Kopf ab: Ob acht oder achtzehn Leute, der Preis bleibt. Genau deshalb wächst die Ersparnis mit jeder Person, die dazukommt.

Was ich für Sie übernehme

Selbsthosting klingt nach Technik. Ist es auch. Aber Sie müssen diese Technik nicht beherrschen. Sie brauchen nur jemanden, der sie beherrscht. Ich plane, installiere und konfiguriere alles, remote und bundesweit:

• Beratung: Welche Lösung passt zu Ihrem Betrieb und Ihrem Budget? Das klären wir gemeinsam, bevor irgendetwas gekauft wird.
• Installation: fertig eingerichtete Software, DSGVO-konform, mit verschlüsseltem Zugriff
• Training: Ich erkläre Ihrem Team, wie alles funktioniert. Auf Deutsch, nicht auf Technisch.
• IT-Betreuung: monatliche Updates und Backups ab 149 € im Monat. Oder einmalig, wenn Sie danach selbst übernehmen. Details unter Support und Wartung.

Wie ein komplettes Büro auf dieser Basis aussieht, vom Dateispeicher bis zum gemeinsamen Kalender, zeige ich unter Cloud und Büro. Sogar der Kunden-Newsletter kann vom eigenen Server kommen – wie er dabei DSGVO-konform mit Double-Opt-in bleibt, steht in einem eigenen Beitrag. Am Ende haben Sie eine Lösung, die läuft. Und Daten, die wieder Ihnen gehören.

Sie möchten wissen, was sich für Ihren Betrieb konkret rechnet? Das Erstgespräch ist kostenlos, läuft remote und funktioniert bundesweit. Ich schaue mir Ihre Abos an, rechne ehrlich nach und sage Ihnen auch, wenn Bleiben die bessere Option ist.