WeTransfer-Alternative für Unternehmen: Große Dateien sicher versenden
WeTransfer ist bequem – und lädt Ihre Firmendateien auf US-Server, meist ohne Vertrag über die Datenverarbeitung. Ich zeige die sicheren Alternativen für Unternehmen im Vergleich und richte den sauberen Versandweg aus Ihrer eigenen Cloud ein.
Sie ziehen einen zwei Gigabyte großen Ordner ins Browserfenster, tippen die Adresse des Mandanten ein, klicken auf »Senden«. Fertig. Die Datei ist weg.
Und genau das ist das Problem. »Weg« heißt bei WeTransfer und ähnlichen Diensten meistens: auf einem Server in den USA. Ihr Vertragsentwurf, die Röntgenbilder, die Lohnabrechnung – kurz zwischengelagert bei einem Anbieter, mit dem Sie nie einen Vertrag darüber geschlossen haben, was er mit diesen Daten tun darf.
Das fällt niemandem auf. Bis es auffällt.
Wohin Ihre Firmendateien bei WeTransfer wirklich wandern
WeTransfer ist bequem, kostenlos und in dreißig Sekunden bedient. Dafür zahlen Sie an einer Stelle, die auf keiner Rechnung steht: mit Ihren Daten. Die Gratis-Version finanziert sich über Werbung und Tracking (das Mitschneiden Ihres Verhaltens), und die Dateien liegen auf Infrastruktur außerhalb der EU.
Für den Datenschutz ist das heikel. Sobald in einer Datei personenbezogene Daten stecken – ein Name, eine Adresse, eine Diagnose –, brauchen Sie mit dem Dienstleister einen Auftragsverarbeitungsvertrag (kurz AVV: die schriftliche Vereinbarung, was er mit den Daten darf und was nicht). Den schließt beim schnellen Gratis-Upload praktisch niemand ab. Damit verarbeiten Sie fremde Daten über einen US-Anbieter ohne saubere rechtliche Grundlage. Warum Firmendaten auf US-Servern grundsätzlich nichts zu suchen haben, habe ich in einem eigenen Beitrag ausführlich aufgeschrieben.
Dazu kommt ein zweites Ärgernis. Der Gratis-Link lässt sich beliebig weiterleiten – wer ihn hat, lädt herunter, ob Sie das wollen oder nicht. Ein Ablaufdatum, das Sie selbst bestimmen, ein Passwort, das nur der richtige Empfänger kennt: In der kostenlosen Bequemlichkeit ist beides nicht vorgesehen. Und wer die Größengrenze sprengt, wird höflich in ein Monatsabo geschoben, das meist mehr kann, als ein kleiner Betrieb je braucht. Bequemlichkeit heute, Abhängigkeit morgen. Der Satz »unsere Dateien interessieren doch niemanden« ist dabei der teuerste Irrtum – warum, habe ich in einem gesonderten Beitrag auseinandergenommen.
Sicher versenden – was das konkret heißt
Sicher heißt nicht »kompliziert«. Es heißt: Sie behalten die Kontrolle über die Datei, auch nachdem sie Ihr Haus verlassen hat. Zwei Wege führen dorthin.
Der eigene Freigabe-Link. Die Datei liegt in Ihrer eigenen Cloud, und Sie verschicken keinen Anhang, sondern einen Link darauf. Diesen Link schützen Sie mit einem Passwort und geben ihm ein Ablaufdatum – nach einer Woche ist er tot, egal wer ihn noch in einer alten Mail findet. Die Datei war nie auf einem fremden Server.
Der EU-Anbieter mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Ende-zu-Ende heißt: Nur Sie und der Empfänger können die Datei lesen, der Anbieter selbst nicht – er sieht nur verschlüsselten Datensalat. Serverstandort in der EU, ein AVV ist erhältlich. Ein sauberer Ersatz, wenn Sie keine eigene Cloud betreiben wollen.
Beide Wege haben denselben Kern: Sie verschicken nicht die Datei selbst, sondern einen kontrollierten Zugang zu ihr. Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist aber der ganze Unterschied. Ein E-Mail-Anhang ist aus der Hand, sobald er raus ist – er liegt danach in fremden Postfächern, in Backups, in Weiterleitungen, unwiderruflich. Einen Link können Sie zudrehen. Ändert sich etwas, sperren Sie ihn, und die Datei steht wieder unter Verschluss. Genau diese Kontrolle nimmt Ihnen ein anonymer Gratis-Dienst ab – im schlechten Sinne.
Vergleich: Die Wege im Überblick
| Weg | Datenschutz | Dateigröße | Ablauf / Passwort | Kosten |
|---|---|---|---|---|
| WeTransfer (Gratis) | US-Server, meist ohne AVV | nur wenige Gigabyte | in der Gratis-Version nicht | kostenlos, werbefinanziert |
| EU-Anbieter, Ende-zu-Ende | EU-Server, AVV erhältlich | mehrere Gigabyte je Tarif | Passwort und Ablauf möglich | kleine monatliche Gebühr |
| Eigene Cloud-Freigabe | Ihr Speicher, volle Kontrolle | nur durch Ihren Speicher begrenzt | Passwort und Ablauf serienmäßig | Einrichtung, dann eigener Betrieb |
Für wen das wirklich zählt
Nicht jeder Upload ist ein Datenschutzfall. Aber es gibt Betriebe, bei denen fast jede Datei einer ist.
Die Steuerkanzlei, die Jahresabschlüsse und Mandantenakten verschickt. Die Arztpraxis oder Physiotherapie, die Befunde und Röntgenbilder weitergibt – Gesundheitsdaten gehören zur besonders geschützten Kategorie, da wiegt jeder Fehler doppelt. Die Agentur oder das Planungsbüro, das große Videodateien, Layouts und Baupläne austauscht und dabei regelmäßig an der Größengrenze der Gratis-Dienste scheitert. Und der Verein oder Bildungsträger, der Mitglieder- und Teilnehmerlisten hin- und herschickt und dabei fremde Daten in der Hand hält. Für diese Betriebe ist ein sicherer Versandweg keine Kür, sondern Berufspflicht. Speziell im Ehrenamt geht es dabei selten nur um den Versandweg – wie ich Vereine und gemeinnützige Organisationen bei ihrer IT unterstütze, steht auf einer eigenen Seite.
Das Muster ist immer dasselbe: Wo vertrauliche oder personenbezogene Daten das Haus verlassen, ist der Weg, den sie nehmen, kein Detail. Er ist Teil Ihrer Sorgfaltspflicht – und im Zweifel das, wonach ein Auftraggeber oder eine Aufsichtsbehörde als Erstes fragt.
Wann Sie das nicht brauchen
Ehrlich: Wenn Sie ein Urlaubsfoto an einen Freund schicken, ist WeTransfer völlig in Ordnung. Wenn in einer Datei keine personenbezogenen und keine vertraulichen Betriebsdaten stecken – ein öffentliches PDF, ein Pressefoto, eine Broschüre für alle –, dann brauchen Sie keinen abgesicherten Weg. Ich baue Ihnen ungern eine Festung um den Gartenzaun. Der Aufwand lohnt sich genau dort, wo Vertrauliches im Spiel ist. Sonst nicht.
Die saubere Lösung richte ich ein
Der ruhigste Weg ist fast immer der erste: Freigaben aus Ihrer eigenen Cloud. Die Dateien liegen auf Ihrem Speicher, unter Ihrer Kontrolle, und der Versand ist ein Zwei-Klick-Vorgang – Link erzeugen, Passwort setzen, fertig. Kein Konto bei einem US-Dienst, keine Werbung, kein Ablaufdatum, das Ihnen jemand anders diktiert.
Das richte ich für Sie ein, meist als Teil eines Cloud-Büros auf eigenem Speicher. Ich plane den Aufbau, richte die Cloud samt Freigaben und Passwortschutz ein und weise Ihr Team an einem Nachmittag darin ein – danach versenden Sie große Dateien so beiläufig wie bisher, nur eben sicher. Den technischen Nachbau nehme ich Ihnen ab; Sie bekommen einen Knopf, der funktioniert. Bevorzugen Sie den Weg über einen fertigen EU-Dienst, richte ich auch den sauber ein. Nebenbei sichern wir dann oft gleich das Netzwerk mit ab, durch das diese Dateien laufen.
Ob Ihr Betrieb einen abgesicherten Versandweg wirklich braucht, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch – und wenn die ehrliche Antwort »Ihr jetziger Weg reicht« lautet, sage ich Ihnen genau das. Bringen Sie einfach mit, welche Art von Dateien bei Ihnen üblicherweise das Haus verlässt.
