Der Kassenwart hat die Mitgliederliste als Excel auf dem privaten Laptop. Die Fotos vom Sommerfest liegen in einer WhatsApp-Gruppe. Und das Passwort fürs Vereinspostfach kennt nur der alte Vorstand – der im März abgegeben hat. So sieht Vereins-IT in der Praxis oft aus. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil alle nebenher im Ehrenamt arbeiten und niemand offiziell zuständig ist.
Das Problem: Mitglieder- und Spenderdaten sind personenbezogene Daten, und die DSGVO macht keinen Unterschied zwischen Konzern und Kegelverein. Wer diese Daten in privaten Google-Konten und Messenger-Gruppen verteilt, hat im Ernstfall ein Problem – und bei jedem Vorstandswechsel sowieso. Genau hier setze ich an: mit IT, die dem Verein gehört statt einzelnen Personen.
Das gilt nicht nur für den klassischen Verein. Bildungsträger müssen Verfahren dokumentieren und ihre Angebote zugänglich machen, Stiftungen verwalten Gremien und Fördervorgänge, Jugendhilfe-Träger arbeiten mit besonders schützenswerten Daten. Die Ausgangslage ist überall dieselbe: viel Verantwortung, wenig Zeit, kein eigenes IT-Personal. Und die Lösung ist auch dieselbe – Strukturen, die Übergaben überleben.
Diese Welt kenne ich von innen: Als Ratsmitglied a. D. der Stadt Dortmund – unter anderem im Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung – habe ich erlebt, wie Gremien entscheiden, wie Vergaben laufen und was Träger dokumentieren müssen. Das muss mir niemand übersetzen.
Was gemeinnützige Organisationen bei mir bekommen
Keine Konzern-Lösung im Vereinsformat, sondern Werkzeuge, die zu Ehrenamt und knappem Budget passen:
- Eine eigene Cloud für den Verein. Dateien, Kalender und Ablage an einem Ort, mit klaren Rollen – statt verstreut über private Konten. Wie so eine eigene Cloud aussieht, zeige ich Ihnen gern; was Nextcloud ist, erklärt dieser Beitrag in Ruhe.
- Eine Website, die für alle funktioniert. Barrierearm, verständlich und DSGVO-konform in Deutschland gehostet – individuell gebaut, nicht aus dem Baukasten gemietet.
- Dokumentierte Zugänge. Passwörter, Verträge und Zuständigkeiten liegen geordnet beim Verein. Der nächste Vorstandswechsel ist dann eine Übergabe – kein Neuanfang.
- Keine Lizenzkosten pro Kopf. Open-Source-Software kostet keine monatliche Gebühr je Mitglied. Das Budget bleibt dort, wo es hingehört: beim Vereinszweck.
- Website-Wartung ab 49 € im Monat – abzüglich Rabatt. Updates, Backups und ein fester Ansprechpartner, damit sich kein Ehrenamtlicher nachts um Server kümmern muss.
15 % Rabatt – und warum
Wer seine Zeit und sein Geld in Jugendarbeit, Bildung oder Gemeinwohl steckt, soll es nicht in IT-Rechnungen stecken müssen. Deshalb gibt es bei mir 15 % Rabatt auf alle Leistungen – nicht nur aufs Design, sondern auf die gesamte IT und Beratung. Der Rabatt gilt für gemeinnützige Organisationen, staatlich anerkannte Bildungseinrichtungen und Träger der Jugendhilfe.
Konkret heißt das: Aus der Website-Wartung ab 49 € im Monat werden rund 42 €. Die laufende IT-Betreuung – Updates, Backups, feste Ansprechperson – beginnt bei 149 € im Monat; auch hier gehen die 15 % dauerhaft runter. Aus jedem Website-Projekt, jeder Cloud-Einrichtung und jeder Beratungsstunde gehen 15 % runter – dauerhaft, nicht nur im ersten Jahr. Ohne Sternchen, ohne Mindestlaufzeit. Die regulären Preise und Pakete stehen offen im Netz – rechnen Sie den Rabatt einfach dagegen.
Warum Unabhängigkeit gerade für werteorientierte Organisationen zählt, habe ich im Beitrag über digitale Souveränität aufgeschrieben – für Vereine gilt es doppelt: Wer Spenden verwaltet, sollte erklären können, wo die Daten der Spender liegen.
So läuft die Zusammenarbeit
Es beginnt mit einem kostenlosen Erstgespräch – gern abends oder am Wochenende, ich weiß, wann Ehrenamt stattfindet. Wir schauen gemeinsam, was der Verein wirklich braucht und was schon gut genug ist. Danach bekommen Sie einen klaren Vorschlag mit Festpreis, den der Vorstand beschließen kann.
Eine typische erste Etappe: Die Mitgliederverwaltung und die Dateiablage ziehen aus privaten Konten in die eigene Cloud, die Zugänge werden geordnet und dokumentiert. Das allein nimmt den meisten Vereinen schon den größten Druck – alles Weitere kann warten, bis Budget und Ehrenamts-Zeit da sind.
Die Umsetzung läuft so, dass der Vereinsbetrieb weitergeht: erst aufbauen, dann umziehen, dann abschalten. Am Ende steht eine Übergabe mit verständlicher Einweisung – und einer Dokumentation, die dem Verein gehört. Beim nächsten Vorstandswechsel liegt alles bereit, statt in einem privaten Postfach zu verschwinden.
Ehrlich bleibt ehrlich: Förderanträge schreibe ich nicht, da sind Fördermittelberater die besseren Ansprechpartner. Und wenn Ihre bestehende Lösung für Ihre Größe reicht, sage ich Ihnen das – auch »das lassen wir bleiben« ist ein ehrliches Ergebnis.
Häufige Fragen
Wie weisen wir die Gemeinnützigkeit nach?
Formlos. Der Freistellungsbescheid des Finanzamts genügt – einmal zusenden, fertig. Bei Bildungseinrichtungen und Jugendhilfe-Trägern reicht der entsprechende Anerkennungsnachweis.
Unser Budget ist klein. Lohnt sich ein Gespräch trotzdem?
Ja – gerade dann. Das Erstgespräch kostet nichts, Open Source spart laufende Lizenzkosten, und vieles lässt sich in Etappen umsetzen: erst das Dringendste, der Rest, wenn Budget da ist. Sie erfahren vorher, was jede Etappe kostet.
Unser Vorstand wechselt regelmäßig. Was passiert dann mit den Zugängen?
Genau dafür ist die Dokumentation da: Zugänge, Verträge und Abläufe gehören dem Verein – nicht einer Person und auch nicht mir. Ein neuer Vorstand bekommt eine geordnete Übergabe statt einer Schnitzeljagd durch private Postfächer.
