IT-Dienstleister in Dortmund: worauf kleine Betriebe achten sollten

Donnerstagmorgen, kurz nach acht, ein Malerbetrieb in Aplerbeck. Acht Leute, ein Bürorechner – und genau der startet nicht mehr. Auf der Platte: die Kalkulation für eine Ausschreibung, Abgabe am Freitag. Der Chef ruft bei seinem IT-Anbieter an, einem größeren Haus, der Vertrag läuft seit zwei Jahren. Er bekommt eine Ticketnummer und den Hinweis auf die »vereinbarte Reaktionszeit«. Die reicht bequem über die Abgabefrist hinaus.

So ähnlich beginnen viele meiner Kundenbeziehungen: nicht mit einer Ausschreibung, sondern mit einem Notfall. Und mit der Erkenntnis, dass der bisherige Anbieter für einen anderen Kundentyp gebaut ist.

An IT-Dienstleistern herrscht in Dortmund kein Mangel. Die Frage ist nicht, ob Sie einen finden. Die Frage ist, ob Sie einen finden, bei dem ein Betrieb mit fünf oder zehn Arbeitsplätzen mehr ist als eine Ticketnummer.

Warum kleine Betriebe in Dortmund durchs Raster fallen

Dortmund ist Großkundenstadt: Versicherungen, Logistik, Energie, dazu das Technologie-Umfeld rund um TU und Hafen. Die etablierten Systemhäuser der Region haben sich darauf eingerichtet. Ihre Strukturen – Vertriebsteams, Ticketsysteme, Servicelevel, Rufbereitschaft – rechnen sich ab fünfzig, besser hundert Arbeitsplätzen. Das ist kein Vorwurf, das ist deren Geschäftsmodell.

Nur: Wenn Sie mit einer Kanzlei im Kreuzviertel oder einer Werkstatt in Aplerbeck bei so einem Haus unterschreiben, sind Sie dort C-Kunde. Was das praktisch bedeutet, merken Sie erst im Störungsfall:

• Ihre Meldung landet in derselben Warteschlange wie die der Großkunden – nur weiter hinten.
• Der Ansprechpartner wechselt. Wer diesmal kommt, kennt Ihren Betrieb aus dem Ticketverlauf, nicht aus eigener Anschauung.
• Der Vertrag enthält Leistungen, die für Konzernstrukturen gedacht sind und die Sie nie abrufen werden – bezahlen aber schon.

Sie sind dort nicht falsch aufgehoben, weil das Systemhaus schlecht wäre. Sie sind falsch aufgehoben, weil Sie das falsche Format haben. Ein Betrieb mit acht Arbeitsplätzen braucht keinen Apparat. Er braucht eine Person, die zuständig ist.

Nähe ist kein weiches Kriterium

Der Großteil der laufenden Betreuung geht heute per Fernwartung – ich schalte mich mit Ihrer Freigabe auf den betroffenen Rechner und sehe, was Sie sehen. Dafür braucht niemand ein Büro in Ihrer Straße, und ich betreue auf diesem Weg auch Kunden weit außerhalb des Ruhrgebiets.

Aber ein Teil der Arbeit bleibt körperlich. Ein Server, der nach dem Stromausfall nicht mehr hochkommt. Netzwerkverkabelung im Altbau. WLAN, das in der Werkstatthalle abreißt. Eine Telefonanlage, ein neuer Arbeitsplatz, der eingerichtet werden muss. Für all das muss jemand hinfahren – und dann zählt, von wo.

Mein Büro liegt an der Speicherstraße im Dortmunder Hafen. Nach Hörde, Dorstfeld oder Brackel ist es quer durch die Stadt selten mehr als eine halbe Stunde. Ein Anbieter aus Frankfurt kann Ihnen auf dem Papier dieselbe Leistung verkaufen – der Vor-Ort-Termin wird dort zur teuren Ausnahme, die Wochen im Voraus geplant werden will. Fragen Sie deshalb jeden Kandidaten: »Wer kommt im Ernstfall zu mir, und von wo fährt er los?« Die Antwort sagt mehr über die künftige Zusammenarbeit als jede Hochglanzbroschüre.

Kanzlei, Praxis, Handwerk: drei typische Konstellationen

Die kleinen Betriebe, die mich in Dortmund beauftragen, folgen grob drei Mustern – jedes mit eigenen Anforderungen, keines mit einer IT-Abteilung im Haus:

• Die Kanzlei: Mandantendaten unterliegen dem Berufsgeheimnis, das beA (das besondere elektronische Anwaltspostfach) muss zuverlässig laufen, und Fristen dulden keinen Serverausfall. Hier zählen Vertraulichkeit, geprüfte Backups und ein Dienstleister, der versteht, dass er mit Daten arbeitet, die er selbst nicht lesen soll.
• Die Praxis: Praxisverwaltungssystem, Telematikinfrastruktur (der verpflichtende Datenverbund des Gesundheitswesens), Kartenterminals. Fällt die IT aus, sitzt das Wartezimmer voll und nichts geht weiter. Wartungsfenster gehören deshalb in die Randzeiten, nicht in die Sprechstunde.
• Der Handwerksbetrieb: zwei, drei Rechner im Büro, Angebots- und Rechnungssoftware, E-Mail, vielleicht ein NAS (ein kleiner Speicherserver im eigenen Haus) für Aufmaße und Baustellenfotos. Und niemand im Team, der sich nebenbei darum kümmern kann oder will.

Drei Branchen, ein Muster: zu klein für den Apparat eines Systemhauses, zu abhängig von der Technik für Zufallslösungen. Genau für diese Lücke habe ich meinen IT-Support in Dortmund aufgebaut – und für Kanzleien und Praxen, bei denen Datenschutz keine Geschmacksfrage ist, die IT-Sicherheit in Dortmund gleich mit.

Woran Sie einen passenden Anbieter erkennen

Den grundsätzlichen Fragenkatalog fürs erste Gespräch – Vertragslaufzeiten, Zugänge, Dokumentation, versteckte Provisionen – habe ich in einem eigenen Artikel aufgeschrieben: IT-Dienstleister finden: 10 Fragen. Den wiederhole ich hier nicht. Für die Auswahl vor Ort in Dortmund kommen aus meiner Sicht drei Punkte dazu:

• Fragen Sie nach dem typischen Kunden. Lautet die Antwort »gehobener Mittelstand und Konzerne«, wissen Sie, wo Sie in der Prioritätenliste landen werden.
• Fragen Sie, wer konkret zu Ihnen kommt. Der Inhaber? Ein fester Techniker, der Ihren Betrieb irgendwann kennt? Oder wer gerade frei ist?
• Fragen Sie nach Zahlen, bevor es ernst wird. Wer beim Preis ausweicht, hat einen Grund. Bei mir steht der Einstieg offen auf der Website: IT-Betreuung ab 149 €/Monat, Website-Wartung ab 49 €/Monat – nachzulesen unter Support & Wartung.

Wenn ein Anbieter schon bei diesen drei Punkten herumdruckst, können Sie sich die übrigen zehn Fragen sparen.

Wann ein großes Systemhaus die bessere Wahl ist

Jetzt die Gegenrichtung, weil Ehrlichkeit zur Auswahl gehört: Ich bin nicht für jeden Betrieb die richtige Besetzung.

Brauchen Sie eine garantierte Bereitschaft rund um die Uhr, weil Ihre Produktion auch nachts läuft? Betreiben Sie hundert oder mehr Arbeitsplätze, womöglich an mehreren Standorten? Hängt Ihr Unternehmen an Speziallandschaften wie SAP? Dann ist ein Einzelunternehmer die falsche Wahl. Ich kann keine 24/7-Rufbereitschaft stemmen – und wer Ihnen das als Einzelperson verspricht, verspricht zu viel. In diesem Fall sage ich Ihnen das im Erstgespräch offen, und Sie suchen gezielt ein Systemhaus mit Bereitschaftsdienst. Auch »das passt nicht« ist ein Ergebnis, mit dem Sie etwas anfangen können.

Die meisten Betriebe, die mich anrufen, liegen aber weit darunter: drei bis zwanzig Arbeitsplätze, keine Nachtschicht, dafür der Wunsch, dass sich endlich eine feste Person zuständig fühlt – für den Server genauso wie für den Drucker, der schon wieder streikt.

Ob Ihr Betrieb in dieses Raster fällt, klären wir am schnellsten im Gespräch. Das Erstgespräch kostet Sie nichts: Wir gehen Ihre Situation durch, ich sage Ihnen, was ich übernehmen würde und was nicht, und Sie entscheiden danach in Ruhe. Wenn Sie mögen, komme ich dafür direkt bei Ihnen vorbei – die Wege in dieser Stadt sind kurz. Hier erreichen Sie mich.