IT auslagern oder selbst machen? Die ehrliche Abwägung für kleine Betriebe
Der Chef als Admin kostet mehr, als auf einer Rechnung steht. Wann Selbstmachen völlig reicht, wann es kippt – und warum Ihre IT am Ende Ihnen gehören muss, nicht dem Dienstleister.
Freitag, kurz nach fünf. Der Inhaber eines Elektrobetriebs sitzt nicht über der Kalkulation für nächste Woche, sondern unter dem Schreibtisch. Der neue Drucker will nicht ins Netzwerk, das Angebotsprogramm verlangt ein Update, und der neue Geselle wartet seit Dienstag auf sein E-Mail-Postfach. Also macht der Chef das selbst. Wie immer.
Diese Szene sehe ich ständig – in Werkstätten, Kanzleien, Praxen. Und die Frage dahinter ist völlig berechtigt: IT auslagern oder selbst machen? Meine Antwort ist unbequem für beide Seiten. Für Dienstleister, die jedem Betrieb einen Vertrag verkaufen wollen. Und für Chefs, die glauben, ihre Abende seien gratis.
Was der Chef als Admin wirklich kostet
Der Chef-als-Admin taucht in keiner Buchhaltung auf. Genau das macht ihn so teuer.
Rechnen Sie ehrlich nach: Wie viele Stunden im Monat gehen für Updates, Druckerprobleme und »kannst du mal kurz gucken« drauf? Wenn ich Inhaber das frage, kommt erst ein verlegenes »ein paar« – und beim Nachrechnen oft ein ganzer Arbeitstag. Dabei ist Ihre Stunde die teuerste im Betrieb. In ihr werden Aufträge kalkuliert, Kunden gehalten, Mitarbeitende geführt. Jede Stunde unterm Schreibtisch fehlt genau dort.
Dazu kommt das Risiko. Selbst verwaltete IT heißt in der Praxis fast immer: Das Backup, also die Sicherungskopie Ihrer Daten, wurde einmal eingerichtet und seitdem nie geprüft. Updates werden verschoben, weil gerade keine Zeit ist. Es läuft ja alles – bis es nicht mehr läuft. Und dann fällt beides zusammen: der Schaden und die Erkenntnis, dass die Absicherung nur eine Vermutung war.
Und schließlich die Urlaubslücke. Wenn nur der Chef weiß, wie man den Server neu startet und wo die Zugangsdaten liegen, fährt das gesamte IT-Wissen des Betriebs jedes Jahr drei Wochen ans Meer. Fällt in der Zeit etwas aus, steht der Laden. Oder das Handy klingelt am Strand, und aus dem Urlaub wird Fernwartung mit Sonnenbrand.
Wann es kippt: die drei Schwellen
Es gibt keinen festen Umsatz, ab dem IT-Betreuung Pflicht wird. Aber es gibt drei Schwellen, an denen die Selbstmach-Rechnung kippt.
- Die ersten Mitarbeitenden. Ab jetzt geht es nicht mehr nur um Ihren Laptop. Zugänge müssen eingerichtet, Rechte vergeben und beim Ausscheiden sauber wieder entzogen werden. Aus einem Rechner wird ein kleines System – und Systeme verzeihen Schlamperei schlechter als Einzelgeräte.
- Kundendaten. Sobald Mandantenakten, Patientendaten oder Kundenlisten auf Ihren Geräten liegen, ist IT keine Privatsache mehr. Sie haften für den Umgang damit. »Ich wusste nicht, wie das geht« hilft weder vor Kunden noch vor der Aufsichtsbehörde.
- Ausfallkosten. Die entscheidende Frage: Was kostet Sie ein Tag Stillstand? Wenn drei Leute nicht arbeiten können, weil das zentrale Programm steht, bezahlt ein einziger verhinderter Ausfalltag schnell viele Monate Betreuung. Diese Rechnung habe ich im Artikel über die Kosten von IT-Support ausführlich aufgemacht.
Eine Schwelle gerissen? Dann sollten Sie zumindest nachrechnen. Zwei oder drei? Dann kostet das Selbstmachen Sie längst mehr als ein Vertrag.
Das Mittelding: Grundgerüst vom Profi, Alltag selbst
Zwischen »alles selbst« und »alles abgeben« liegt ein dritter Weg. Ich empfehle ihn den meisten kleinen Betrieben, weil er ehrlicher rechnet als beide Extreme.
Ein Profi baut einmal das Grundgerüst: geprüfte Backups statt Hoffnung, ein Passwort-Manager statt Zettelwirtschaft, saubere Benutzerkonten, ein Update-Stand, der nicht drei Jahre hinterherhinkt. Danach läuft der Alltag wieder bei Ihnen – Drucker anstöpseln, neues Postfach anlegen, der Kleinkram eben. Sie geben nicht die Kontrolle ab, sondern die Baustellen.
Wer dauerhaft Ruhe will, hängt eine laufende Betreuung dran. Dann bleibt das Grundgerüst nicht sich selbst überlassen: Es wird überwacht und gepflegt, und wenn etwas klemmt, kümmert sich jemand, der Ihr Setup kennt. Bei mir beginnt die laufende IT-Betreuung ab 149 € im Monat, reine Website-Pflege gibt es ab 49 € monatlich. Das ist ein kalkulierbarer Posten in der Monatsrechnung: Sie wissen im Januar, was Ihre IT im Dezember kostet.
Wem Ihre IT gehört: der Bus-Faktor
Egal ob Sie auslagern oder selbst machen, eine Regel gilt immer: Das Wissen über Ihre IT gehört dem Betrieb. Nicht dem Neffen, nicht dem Dienstleister. Auch nicht mir.
In der IT heißt das Bus-Faktor: Wie viele Menschen müssten ausfallen, damit der Laden steht? Bei vielen kleinen Firmen lautet die Antwort: einer. Beim Selbstmachen ist dieser eine der Chef. Beim schlechten Auslagern ist es ein Dienstleister, der Zugänge »aus Sicherheitsgründen« bei sich behält und die Herausgabe verschleppt, sobald Sie wechseln wollen. Das ist kein Service. Das ist eine Blackbox mit Monatsrechnung.
Der Ausweg ist in beiden Fällen derselbe: eine gepflegte Dokumentation, die bei Ihnen liegt. Zugänge, Domains, Verträge, Geräte – auf wenigen Seiten, aktuell gehalten. Was hineingehört, steht in meinem Text zur IT-Dokumentation für kleine Betriebe. Für meine Kunden ist diese Doku Teil der Betreuung, und sie ist so geschrieben, dass jeder andere Dienstleister morgen damit weiterarbeiten könnte. Wenn Sie mich loswerden wollen, nehmen Sie alles mit. Genau so muss Auslagern funktionieren – sonst tauschen Sie nur den einen Engpass gegen den nächsten.
Wann Sie das alles nicht brauchen
Ehrlich bleibt ehrlich: Nicht jeder Betrieb braucht einen Vertrag.
Sie sind zu zweit im Büro, arbeiten mit Standardprogrammen, haben keinen eigenen Server, und wenn ein Rechner einen Tag steht, ist das ärgerlich, aber kein Drama? Dann brauchen Sie keine monatliche Betreuung. Ein solide eingerichtetes Backup, ein Passwort-Manager, einmal im Jahr ein prüfender Blick von außen – das reicht. Wer Ihnen in dieser Lage eine Pauschale verkauft, verkauft Ihnen eine Lösung für ein Problem, das Sie nicht haben.
Dasselbe gilt, wenn bei Ihnen jemand arbeitet, der IT wirklich kann und aufschreibt, was er tut. Dann fehlt nicht die Kompetenz, sondern höchstens die Vertretung. Und die löst eine gute Doku plus ein Notfallkontakt, keine Monatspauschale.
Auch mein Erstgespräch darf mit genau diesem Ergebnis enden. Ich habe kein Interesse an Kunden, die einen Vertrag bezahlen, den sie nicht brauchen. Solche Verträge werden irgendwann gekündigt – zu Recht.
Rechnen wir es für Ihren Betrieb durch
Bleibt Ihre Entscheidung. Liegen Sie unter allen drei Schwellen, machen Sie weiter selbst – mit gutem Gewissen und diesem Artikel als Rückendeckung. Sitzen Sie aber freitags regelmäßig unterm Schreibtisch, während im Postfach Anfragen warten, dann lohnt ein ehrlicher Kassensturz. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Geräte, Ihre Daten und Ihre Ausfallkosten. Am Ende steht eine ehrliche Empfehlung: selbst machen, Grundgerüst oder laufende Betreuung. Melden Sie sich – im schlechtesten Fall bestätige ich Ihnen, dass Ihre IT bei Ihnen in guten Händen ist.
