Wenn der IT-Mensch ausfällt: Warum Ihr Betrieb eine IT-Dokumentation braucht

In vielen Betrieben gibt es diese eine Person. Sie weiß, wo die Domain registriert ist. Sie kennt das WLAN-Passwort auswendig. Sie weiß, wann die Lizenz für die Buchhaltung ausläuft. Mal ist es der Chef, mal der Neffe, mal ein Dienstleister von vor fünf Jahren.

Und dann fällt diese Person aus. Krankheit, Kündigung, Streit, Umzug.

Nicht die Technik geht kaputt. Es weiß nur plötzlich niemand mehr, wo die Schlüssel liegen.

Das Szenario, das ich immer wieder sehe

Ein kleiner Handwerksbetrieb, acht Leute. Die Website hat vor Jahren ein Bekannter gebaut, der längst weggezogen ist und aufs Handy nicht mehr reagiert. Läuft ja alles, warum sich kümmern.

Dann kommt die Mail vom Registrar, also von der Stelle, bei der die Internetadresse registriert ist: Die Domain läuft in zwei Wochen aus. Verlängern? Geht nur mit dem Zugang. Den hat der Bekannte. Und das Postfach, an das die Warnung ging, hängt selbst an dieser Domain. Niemand liest es.

Zwei Wochen später ist die Website offline. Die Firmen-Mailadressen sind tot. Kunden, die an info@ schreiben, bekommen eine Fehlermeldung zurück. Angebote gehen ins Leere. Der Betrieb merkt es erst, als das Telefon still bleibt.

Reparieren lässt sich das oft. Aber es kostet Tage, Nerven und manchmal die Domain, die inzwischen jemand anderes geschnappt hat. Der Gedanke »uns passiert schon nichts« ist derselbe, der auch bei der Sicherheit teuer wird. Warum ausgerechnet kleine Betriebe damit auf dünnem Eis stehen, steht in meinem Text über die »zu klein für Hacker«-Lüge.

Der Bus-Faktor: klingt makaber, ist es auch

In der IT gibt es dafür einen Begriff: den Bus-Faktor. Die Frage dahinter ist unbequem simpel. Wie viele Menschen müssten von einem Bus erwischt werden, damit Ihr Betrieb stillsteht?

Bei vielen kleinen Firmen lautet die Antwort: einer.

Es braucht keinen Bus. Ein Bandscheibenvorfall reicht. Oder ein Zerwürfnis, nach dem der Dienstleister nicht mehr ans Telefon geht. Solange das Wissen in einem einzigen Kopf steckt, hängt Ihr Betrieb an der Laune und der Gesundheit dieses Kopfes. Das ist kein Vorwurf an die Person. Das ist ein Konstruktionsfehler.

Was in die IT-Dokumentation gehört

Eine IT-Dokumentation ist kein dickes Handbuch. Sie ist die Antwort auf eine Frage: Was muss jemand wissen, der morgen übernimmt und heute noch nichts weiß? Diese Punkte gehören hinein:

• Zugänge und Passwörter – gesammelt in einem Passwort-Manager, nicht in einer Excel-Liste und nicht auf Zetteln am Monitor.
• Domains – wo registriert, wann die Verlängerung fällig ist, welcher Zugang dazugehört.
• Verträge und Laufzeiten – Hosting, Mail, Software-Abos, dazu die Kündigungsfristen.
• Lizenzen – welche Software, wie viele Plätze, wann die Rechnung kommt.
• Geräteliste – Rechner, Router, NAS (Netzwerkspeicher), Drucker: Was steht wo, wie alt ist es, wo wurde es gekauft.
• Netzskizze – eine einfache Zeichnung, was mit was verbunden ist. Eine Handskizze reicht.
• Ansprechpartner – wer ist Hoster, wer Steuerberater, wer kümmert sich um die Kasse. Mit Telefonnummer und Kundennummer.

Das klingt nach viel. In den meisten Kleinbetrieben passt es auf zwei, drei Seiten.

Die gepflegte Seite schlägt das perfekte Handbuch

Hier sterben die meisten Doku-Projekte. Sie werden zu groß gedacht.

Ein 40-seitiges Handbuch, einmal geschrieben und nie wieder angefasst, ist wertlos. Schlimmer: Es täuscht eine Sicherheit vor, die es nicht gibt. Im Ernstfall greift der Vertreter darauf zu und stellt fest, dass die Hälfte veraltet ist. Das Passwort wurde vor einem Jahr geändert. Der Hoster ist längst ein anderer.

Nehmen Sie lieber eine Seite, die stimmt. Eine gepflegte Seite schlägt jedes Hochglanz-Dokument, das seit zwei Jahren lügt. Setzen Sie sich einen Termin in den Kalender, einmal im Quartal, fünfzehn Minuten: Stimmt noch alles? Dann fertig. Diese Pflege übernehme ich für meine Kunden im Rahmen der laufenden Wartung, damit die Doku nicht wieder einschläft.

Der Notfallordner: was Tag 1 wirklich braucht

Es gibt einen Unterschied zwischen der vollständigen Dokumentation und dem, was jemand im Notfall am ersten Tag braucht. Der Notfallordner ist die Kurzfassung für den schlechtesten Tag.

Stellen Sie sich vor, Sie fallen morgen aus, und ein Kollege oder Nachfolger muss übernehmen. Was braucht diese Person zuerst?

1. Den Weg zum Passwort-Manager: den Master-Zugang, sicher hinterlegt, damit alle anderen Zugänge erreichbar werden.
2. Die drei, vier wichtigsten Telefonnummern: Hoster, IT-Betreuung, Steuerberater.
3. Eine Übersicht, was demnächst fällig ist: Domain-Verlängerung, auslaufende Lizenz, Vertragsende.
4. Einen Satz pro System: Was ist das, wozu dient es, wo läuft es.

Das ist kein IT-Projekt. Das ist ein Umschlag mit den richtigen Informationen. Wer den hat, verliert im Ernstfall Stunden statt Wochen.

Wenn der Dienstleister mauert

Jetzt die unbequeme Seite. Manche Dienstleister geben die Dokumentation absichtlich nicht heraus. Zugangsdaten bleiben »aus Sicherheitsgründen« bei ihnen. Die Domain läuft auf ihren Namen. Wer wechseln will, steht mit leeren Händen da.

Das ist keine Sicherheit. Das ist eine Geiselnahme mit Rechnung. Solange Ihre Zugänge in fremder Hand liegen, sind Sie nicht Kunde, sondern abhängig.

Der Schutz steht im Vertrag. Lassen Sie hineinschreiben: Alle Zugangsdaten, Domains und Lizenzen gehören Ihnen. Herausgabe auf Verlangen, spätestens bei Vertragsende, ohne Extrakosten und ohne Verzögerung. Wer sich dagegen sträubt, sagt Ihnen damit schon alles über die Zusammenarbeit.

Ich halte es umgekehrt. Die Doku liegt bei Ihnen, nicht bei mir. Wenn Sie mich morgen nicht mehr wollen, nehmen Sie alles mit, und ein anderer kommt ohne langes Ausgraben weiter.

Wann Sie sich das sparen können

Nicht jeder braucht eine ausgebaute IT-Dokumentation, und ich rede Ihnen keine ein, die Sie am Ende gar nicht führen. Wenn Sie solo unterwegs sind, alles auf einem Laptop läuft und Sie eine Handvoll Zugänge verwalten, dann reicht ein Passwort-Manager mit einem hinterlegten Notfallzugang für einen Menschen Ihres Vertrauens. Kein Ordner, kein Quartals-Ritual.

Sobald aber ein zweiter Mensch mitarbeitet, mehrere Geräte im Spiel sind oder Ihr Umsatz an der Technik hängt, kippt die Rechnung. Dann ist die Dokumentation keine Bürokratie, sondern eine Versicherung, die nichts kostet außer einer Stunde im Quartal.

Wenn Sie heute nur eine Sache tun: Öffnen Sie ein leeres Dokument und schreiben Sie drei Zeilen auf – wo Ihre Domain registriert ist, wer den Zugang dazu hat, wann sie ausläuft. Mehr nicht. Das ist die erste Seite Ihres Notfallordners, und schon diese drei Zeilen ersparen Ihnen im Ernstfall die schlimmste Woche.

Den Rest müssen Sie nicht allein sortieren. Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir Ihre Zugänge, Domains und Verträge durch und trennen das, was in den Notfallordner gehört, von dem, was Sie sich getrost sparen können. Am Ende steht die eine Seite, die stimmt – und die Person, die sie mit Ihnen aufsetzt, ist dieselbe, die sie im Quartal pflegt, damit sie nicht wieder einschläft.