Ein NAS im Büro: Der eigene Speicher, der Cloud-Abos überflüssig macht

Jeden Monat die gleiche Abbuchung. Für Speicherplatz, der Ihnen nie gehört.

Und die Dateien liegen trotzdem überall. Die eine Hälfte in einer US-Cloud, die andere auf dem Laptop, der Rest auf einem USB-Stick in der Schublade. Wer die aktuelle Version sucht, fragt erst mal in die Runde. Kennen Sie das?

Es geht ruhiger. Ein kleiner Kasten mit Festplatten, der im Büro steht und dem ganzen Team gehört. Einmal gekauft statt ewig gemietet. Das ist ein NAS.

Was ein NAS ist – und was es im Alltag leistet

NAS steht für »Network Attached Storage«, auf Deutsch: Netzwerkspeicher. Klingt technisch, ist im Kern simpel. Ein kompakter Kasten mit zwei oder mehr Festplatten, angeschlossen ans Firmennetz. Jeder im Team sieht darauf ein Laufwerk wie eine Festplatte am eigenen Rechner. Nur dass die Dateien zentral an einem Ort liegen statt verstreut auf zehn Geräten.

Im Betriebsalltag übernimmt so ein Kasten mehrere Aufgaben gleichzeitig:

• Zentrale Ablage: Alle Dateien an einem Ort, mit Zugriffsrechten pro Person und Ordner. Die Buchhaltung sieht die Buchhaltung, nicht jeder alles.
• Backup-Ziel: Die Rechner im Büro sichern sich automatisch aufs NAS. Geht ein Laptop kaputt, ist die Arbeit trotzdem da.
• Projekt- und Fotoarchiv: Große Datenmengen wie Baustellenfotos, Videos oder Konstruktionsdateien, für die eine Cloud jeden Monat draufzahlt.
• Fernzugriff auf Wunsch: Verschlüsselt von unterwegs an die eigenen Dateien, ohne Umweg über fremde Server.

Ein NAS kann übrigens mehr als speichern: eigene Kalender, Kontakte oder kleine Programme laufen darauf. Wie sich dieser Weg weiterdenken lässt, zeige ich am Beispiel vom Selbsthosten mit Open Source.

Einmal kaufen statt ewig mieten

Rechnen Sie kurz mit. Ein Cloud-Speicher-Abo für ein kleines Team kostet schnell 10 bis 20 Euro im Monat, oft pro Person. Über fünf Jahre wächst das zu einem vierstelligen Betrag – und am Ende gehört Ihnen kein einziges Byte. Kündigen Sie, sind die Daten weg oder wandern nur gegen Aufpreis zu Ihnen zurück.

Ein NAS kostet einmal. Danach zahlen Sie für Strom und irgendwann eine neue Festplatte. Das ist der Unterschied zwischen Mieten und Besitzen. Und der Grund, warum ich vielen Betrieben kein weiteres Abo verkaufe, sondern einen Kasten hinstelle, der ihnen selbst gehört.

Ob am Ende ein NAS im Büro, eine europäische Cloud oder eine Mischung aus beidem passt, hängt vom einzelnen Betrieb ab. Für mich gehört diese Frage zu einem durchdachten Cloud-Büro.

Kaufberatung: Was Sie wirklich brauchen

Die erste Regel: mindestens zwei Festplatten. Ein NAS mit nur einer Platte ist ein teurer USB-Stick mit Netzwerkanschluss. Zwei Platten, damit eine ausfallen darf, ohne dass alles stillsteht.

Wie groß? Hier eine grobe Orientierung, keine Wissenschaft:

*Nur Hausnummern, damit Sie die Liga einschätzen. Die Festplatten kommen je nach Größe extra dazu. Von den ganz billigen Kästen unter 150 Euro rate ich ab: langsam, und mit Sicherheitsupdates werden sie kaum versorgt.

RAID ist kein Backup. Punkt.

Jetzt der wichtigste Absatz im ganzen Text. Bitte einmal in Ruhe lesen.

RAID bedeutet: Mehrere Festplatten arbeiten als Verbund. Beim gängigen Spiegel-Verfahren steht auf zwei Platten dasselbe. Fällt eine aus, läuft die andere weiter, und Sie tauschen die kaputte in Ruhe. Klingt nach Sicherheit. Ist es auch – gegen genau ein Problem: den Ausfall einer Platte.

Gegen alles andere schützt RAID nicht. Löschen Sie eine Datei aus Versehen, ist sie auf beiden Platten weg. Verschlüsselt Ransomware – Erpressungssoftware – das NAS, verschlüsselt sie den ganzen Verbund. Brennt es, ersäuft der Kasten im Löschwasser oder wird gestohlen, sind alle Platten auf einen Schlag verloren.

Deshalb der Satz, den ich in jedem Erstgespräch sage: Ein NAS ist eine zentrale Ablage, kein Backup. Es braucht selbst eine Sicherung. Eine zweite Platte, die außer Haus liegt. Ein zweites kleines NAS an einem anderen Standort. Oder verschlüsselt in eine europäische Cloud. Drei Kopien, zwei Medien, eine außer Haus – die alte Regel gilt auch für den eigenen Speicher.

Fernzugriff: kein offenes Portfreigabe-Roulette

Der Fernzugriff ist praktisch, und genau da wird es heikel. Der schnelle Weg – im Router einfach einen Port aufmachen, damit das NAS aus dem Internet erreichbar ist – ist eine offene Tür. Automatische Scanner klopfen rund um die Uhr an jede erreichbare Adresse. NAS-Geräte mit offenen Freigaben stehen auf deren Liste ganz oben.

Der saubere Weg ist ein VPN: ein verschlüsselter Tunnel ins Firmennetz. Sie verbinden sich zuerst gesichert mit dem Büro und greifen dann aufs NAS zu, als säßen Sie am Schreibtisch. Von außen ist nichts offen sichtbar. Das ist etwas mehr Einrichtung. Dafür kein Roulette mit Ihren Firmendaten.

Wann sich der Kasten nicht lohnt

Ehrlich bleibt ehrlich, auch wenn es gegen den Verkauf geht.

Sind Sie solo unterwegs, arbeiten allein und haben vielleicht 50 Gigabyte Dateien? Dann ist ein NAS oft zu viel des Guten. Eine externe Festplatte für die Sicherung und ein schlankes Cloud-Konto reichen völlig. Ein Kasten mit vier Platten, der nachts durchläuft, löst dann ein Problem, das Sie gar nicht haben.

Ein NAS lohnt sich, sobald mehrere Leute auf dieselben Dateien zugreifen, die Datenmengen wachsen oder die monatliche Cloud-Rechnung anfängt wehzutun. Vorher nicht zwingend. Und wenn »das lassen wir« der richtige Rat ist, sage ich Ihnen genau das.

Kurz gefragt, ehrlich beantwortet

Ein NAS gibt Ihnen den Speicher zurück, für den Sie sonst jeden Monat zahlen. Aber nur, wenn Größe, RAID und Sicherung von Anfang an zusammenpassen – sonst kostet der Kasten im Ernstfall genau die Firmendaten, die er schützen sollte. In einem kostenlosen Erstgespräch schildern Sie mir Ihren Betrieb, und ich sage Ihnen, ob sich der eigene Speicher lohnt oder ob eine externe Platte reicht.