Zeiterfassung: Die Pflicht ist da – die Zettelwirtschaft muss weg
2022 hat das Bundesarbeitsgericht die Zeiterfassung zur Pflicht gemacht. Ein fertiges Gesetz gibt es noch nicht, die Pflicht schon. Warum Excel im Streitfall verliert und wie selbst gehostete Software wie Kimai das ohne US-Abo und ohne Nutzergebühr löst.
Ein Schuhkarton mit Zetteln. Eine Excel-Datei, die drei Leute pflegen und zwei vergessen. Am Monatsende rät die Buchhaltung, wer wann da war.
So sieht Zeiterfassung in vielen kleinen Betrieben aus. Bis zu dem Tag, an dem jemand Überstunden einklagt. Oder der Zoll vor der Tür steht.
Muss das sein? Nein. Und sicher ist diese Zettelwirtschaft schon lange nicht mehr.
Die Rechtslage, kurz und ohne Panik
2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Nicht auf Wunsch. Nicht bei Verdacht. Immer.
Dahinter steht ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs, das die deutschen Richter übernommen haben. Ein eigenes Gesetz, das jede Einzelheit regelt, steckt seit Jahren im politischen Prozess. Darauf müssen Sie aber nicht warten.
Der Satz, auf den es ankommt: Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt durch die Rechtsprechung schon heute. Wer bis zum fertigen Gesetz wartet, sitzt die Pflicht nicht aus. Er ignoriert sie.
Was »systematisch erfassen« im Alltag heißt
»Systematisch« klingt nach Bürokratie. Gemeint ist etwas Simples: nachvollziehbar, vollständig, nicht nachträglich frisierbar.
Konkret muss ein System diese vier Dinge festhalten:
- Beginn der Arbeitszeit
- Ende der Arbeitszeit
- Lage und Dauer der Pausen
- eine Aufzeichnung, die feststeht und nicht spurlos änderbar ist
Ob das eine Stechuhr macht, eine App oder eine Weboberfläche, ist erst einmal offen. Das Aufschreiben darf teilweise an die Beschäftigten abgegeben werden. Die Verantwortung, dass es überhaupt passiert, bleibt bei Ihnen.
Die praktische Hürde ist damit niedrig. Niemand verlangt eine Hightech-Anlage mit Fingerabdruck-Scanner am Eingang. Verlangt wird nur, dass die Zeiten stimmen und im Zweifel nachweisbar sind. In einigen Branchen, etwa am Bau, in der Gastronomie oder der Logistik, gilt eine solche Dokumentationspflicht über § 17 des Mindestlohngesetzes ohnehin schon länger.
Warum die Excel-Liste im Streitfall verliert
Excel ist schnell, kostenlos und auf jedem Rechner. Und im Konflikt so gut wie wertlos.
Eine Tabelle lässt sich in zehn Sekunden ändern, ohne dass man es sieht. Kein Protokoll, keine Spur, kein verlässlicher Zeitstempel. Genau das ist der Haken: Vor dem Arbeitsgericht zählt eine Aufzeichnung, die belegt, wann sie entstanden ist. Eine Excel-Zeile belegt gar nichts.
Dazu die Alltagsprobleme. Die Datei liegt auf einem Laptop, im Mailanhang, in drei Versionen. Einer trägt gewissenhaft nach, einer vergisst es zwei Wochen lang, einer rundet großzügig. Kommt die Prüfung, fehlt die Hälfte.
Die stille Variante ist noch heikler: gar nichts aufschreiben und im Ernstfall auf das Gedächtnis hoffen. Fehlt die Aufzeichnung, wird es für Sie als Arbeitgeber im Streit deutlich schwerer. Der Beschäftigte muss zwar weiterhin konkret darlegen, wann er wie lange gearbeitet hat. Aber ohne eigene Aufzeichnung haben Sie kaum etwas, womit Sie das widerlegen. Dann zählt am Ende seine Rechnung, nicht Ihre.
Excel ist ein Rechenblatt. Kein Nachweis.
Kimai & Co.: Zeiterfassung auf dem eigenen Server
Zwischen Zettelchaos und teurem US-Abo gibt es einen Mittelweg. Er heißt selbst gehostete Software.
Kimai zum Beispiel ist eine freie, quelloffene Zeiterfassung (Open Source: der Programmcode liegt offen, kein Anbieter kann Sie aussperren). Sie läuft auf einem Server, den Sie kontrollieren, in Deutschland oder direkt im Büro. Ihre Leute stempeln im Browser oder per App, Sie ziehen am Monatsende die Auswertung. Kimai steht übrigens auch auf meiner Liste der Open-Source-Tools fürs Büro.
Im Alltag heißt das: Ihre Leute starten die Zeit per Klick, buchen sie auf einen Kunden oder ein Projekt und stoppen sie am Feierabend. Sie selbst sehen live, wer eingestempelt ist, und exportieren am Monatsende eine saubere Übersicht als PDF oder Tabelle fürs Lohnbüro. Rollen und Rechte legen fest, wer nur die eigenen Zeiten sieht und wer alle.
Der Unterschied zu den bekannten Abo-Diensten wird in der Gegenüberstellung deutlich:
| Zettel & Excel | US-SaaS-Abo | Selbst gehostet (Kimai) | |
|---|---|---|---|
| Datenstandort | Ihr Rechner | oft USA | Ihr Server, DE/EU |
| Laufende Kosten | keine | monatlich pro Kopf | nur der Serverbetrieb |
| Manipulationsschutz | nein | meist ja | ja, bei sauberem Betrieb |
| Zugriff durch Dritte | – | Anbieter, US-Recht | nur Sie |
| Auswertungen | Handarbeit | ja | ja |
Kein Preis pro Mitarbeiter. Keine Daten auf einem Server, an den ein US-Gesetz heranreicht. Kein Abo, das nächstes Jahr stillschweigend teurer wird. Sie bezahlen den Betrieb der Software, nicht die Erlaubnis, sie zu nutzen. Wie so ein eigener Server im Kleinen läuft? Das zeige ich Schritt für Schritt beim Selbsthosten mit Docker.
Der Nebennutzen: endlich ehrliche Zahlen
Zeiterfassung klingt nach Kontrolle von oben. Sie ist genauso ein Werkzeug für Sie selbst.
Wer die Arbeitszeit auf Projekte oder Kunden bucht, sieht endlich, was ein Auftrag wirklich gekostet hat. Ein Malerbetrieb merkt, dass die »schnelle Renovierung« jedes Mal drei Tage länger dauert als kalkuliert. Eine Agentur sieht, welcher Kunde die Marge auffrisst.
Gefühlte Stunden lügen. Gebuchte Stunden nicht. Aus der lästigen Pflicht wird so eine ehrliche Grundlage für Ihre nächsten Angebote.
Diese Zahlen tun beim ersten Blick weh. Danach machen sie Ihre Preise wetterfest.
Ehrlich gesagt: Manchmal brauchen Sie das (noch) nicht
Jetzt die andere Seite, ganz offen. Nicht jeder Betrieb braucht sofort ein System.
Sind Sie solo-selbstständig, ohne Angestellte? Dann greift die Erfassungspflicht für Beschäftigte nicht. Sie haben ja keine. Ein einfacher Projekt-Tracker kann trotzdem nützlich sein, um Ihre Preise zu prüfen. Pflicht ist er nicht.
Haben Sie zwei Aushilfen mit festen Schichten? Dann reicht am Anfang auch eine saubere, unterschriebene Aufzeichnung auf Papier, solange sie vollständig und nachvollziehbar bleibt. Software wird spätestens dann sinnvoll, wenn mehrere Leute mit wechselnden Zeiten zusammenkommen.
Ich verkaufe Ihnen keinen Server, den Sie nicht brauchen. Erst schauen wir, was Ihr Betrieb wirklich verlangt, dann bauen wir das Passende. Auch »das reicht bei Ihnen erst einmal« ist ein Ergebnis, für das ich geradestehe.
Der nächste Schritt
Bleibt die eine Frage, um die sich hier alles dreht: Hält Ihre Zeiterfassung stand, wenn ein Beschäftigter oder der Zoll sie infrage stellt? Und muss die Antwort darauf wirklich ein US-Abo mit Preis pro Kopf sein? Beides klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch. Was Ihr Betrieb an Zeiterfassung wirklich braucht, welche Aufzeichnung im Ernstfall trägt und ob Kimai auf Ihrem eigenen Server dafür reicht, rechnen wir gemeinsam durch. Per Videocall, egal ob Sie in Flensburg oder Freiburg sitzen, ohne Rechnung dafür. Sie schreiben eine Person an. Und dieselbe Person antwortet Ihnen.
Wenn Sie die Zeiterfassung gleich auf eigene Füße stellen wollen: Kimai läuft bestens auf demselben Server wie Ihre eigene Cloud – ich richte beides zusammen ein.
