Was ist OpenProject? Die eigene Projektplattform für Ihren Betrieb – einfach erklärt

Freitagnachmittag, kurz vor Feierabend. Der Chef fragt in die Runde: »Wie weit sind wir eigentlich beim Projekt Sommer?« Und keiner kann es sauber sagen. Der eine hat den Stand im Kopf, die andere in einer Excel-Liste, der Rest steht irgendwo in einer WhatsApp-Gruppe und in drei E-Mail-Verläufen.

Also wird telefoniert, nachgefragt, zusammengesucht. Zwanzig Minuten später hat man ungefähr ein Bild. Ungefähr.

Das ist kein Drama an einem einzelnen Freitag. Aber es ist der Normalzustand in vielen kleinen Betrieben – und er kostet jede Woche Zeit, Nerven und ab und zu einen Termin, der hinten runterfällt. Für genau dieses Problem gibt es Software. Eine davon heißt OpenProject.

Was ist OpenProject?

OpenProject ist eine quelloffene Software für Projektmanagement – also für die schlichte Frage, wer bis wann was macht und wie weit ein Projekt gerade ist. Aufgaben verteilen, Termine planen, Zeit erfassen, Notizen und Dokumente an einer Stelle sammeln: Was viele Betriebe heute über fünf Programme verstreuen, bündelt OpenProject an einem Ort.

Bekannt sind solche Werkzeuge unter Namen wie Jira, Asana oder MS Project. Der Unterschied: Die laufen als Abo bei einem ausländischen Anbieter, und Ihre Projektdaten liegen in dessen Cloud. OpenProject kann dasselbe – nur auf einem Server, der Ihnen gehört oder den Sie mieten. »Quelloffen« heißt dabei: Der komplette Bauplan liegt offen, jeder darf hineinsehen. Keine Blackbox, keine Lizenz pro Kopf, keine Abo-Rechnung, die jedes Jahr wächst. Das Projekt OpenProject wird von einem Berliner Unternehmen und einer offenen Entwicklergemeinschaft gepflegt und ist in der Grundausstattung kostenlos zu haben.

Warum das für kleine Betriebe zählt

Der offensichtliche Nutzen ist die eine gemeinsame Wahrheit. Es gibt einen Ort, an dem der Stand steht – und zwar für alle gleich. Wer krank wird, hinterlässt kein Loch, weil sein Wissen nur in seinem Kopf lag. Wer neu dazukommt, sieht auf einen Blick, was läuft. Die Frage »Wie weit sind wir?« beantwortet ab dann der Bildschirm, nicht das Gedächtnis.

Der zweite Punkt steht nicht in der Funktionsliste, wiegt aber schwer: Ihre Projektdaten bleiben im Haus. In einem Projektwerkzeug steckt mehr, als man denkt – Kundennamen, Angebotssummen, Fristen, interne Notizen, wer im Verzug ist. Bei den gängigen Abo-Diensten liegt all das auf fremden Servern, meist jenseits des Atlantiks, unter fremdem Recht. Bei OpenProject liegt es dort, wo Sie es hinlegen: auf Ihrem Server, in einem deutschen Rechenzentrum, unter deutschem und europäischem Recht. Wer mit Kunden-, Mandanten- oder Patientendaten arbeitet, kennt den Unterschied. Wie sich die freien Werkzeuge im Feld schlagen, habe ich im Überblick zu Open-Source-Projektmanagement-Tools ausführlicher aufgeschrieben.

Was OpenProject konkret leichter macht

Projektmanagement klingt nach Konzern und Beraterdeutsch. Im Alltag geht es um handfeste Dinge. Die wichtigsten Bausteine:

• Aufgaben mit klarer Zuständigkeit – jede Aufgabe hat einen Namen, ein Fälligkeitsdatum und einen Status. Niemand muss mehr raten, wer den Ball gerade hat.
• Zeitpläne als Gantt-Diagramm – eine liegende Balkenübersicht, die zeigt, was wann läuft und was voneinander abhängt. Verschiebt sich vorne ein Termin, sehen Sie sofort, was hinten wackelt.
• Kanban-Boards – Aufgaben als Karten, die von »zu tun« über »in Arbeit« nach »erledigt« wandern. Der Fortschritt wird sichtbar, ohne dass jemand einen Bericht schreibt.
• Zeiterfassung – gearbeitete Stunden direkt an der Aufgabe festhalten. Am Monatsende wissen Sie, wohin die Zeit geflossen ist – und was ein Projekt wirklich gekostet hat.
• Wiki und Dokumente – Checklisten, Anleitungen und Unterlagen liegen beim Projekt, nicht in irgendeinem Ordner auf irgendeinem Laptop.
• Ein Login für alle – ein Zugang, eine Oberfläche, ein gemeinsamer Stand. Statt Excel, WhatsApp und Zuruf. Die Zugangsdaten dafür gehören in einen Passwort-Manager, nicht in die Excel-Liste.

Sie müssen nicht alles davon nutzen. Viele Betriebe fangen mit Aufgaben und einem Board an und wachsen von dort. Das Werkzeug richtet sich nach Ihrer Arbeit, nicht umgekehrt.

Wann OpenProject nicht das Richtige ist

Jetzt die ehrliche Seite. OpenProject ist mächtig, und Mächtigkeit ist nicht immer ein Vorteil.

Wenn Sie allein arbeiten, zwei Projekte gleichzeitig führen und den Überblick locker im Kopf behalten, brauchen Sie diese Plattform nicht. Dann genügt eine gute Liste oder ein schlichtes Board. Eine ganze Projektumgebung dafür aufzuziehen, wäre wie ein Cockpit mit hundert Schaltern für eine Fahrt, die geradeaus geht.

Ein Werkzeug, das keiner öffnet, ist kein Werkzeug. Es ist ein weiteres Login, das im Weg steht.

Und der zweite ehrliche Punkt: Software allein räumt kein Chaos auf. OpenProject hilft nur, wenn das Team es tatsächlich nutzt – wenn Aufgaben gepflegt und Stände eingetragen werden. Die Frage vor der Einführung ist deshalb nicht »Welches Programm?«, sondern »Passt das zu der Art, wie wir arbeiten?«. Fällt die Antwort ehrlich mit Nein aus, sage ich Ihnen das lieber vorher, als Ihnen eine Plattform hinzustellen, die nach zwei Wochen niemand mehr aufmacht.

So fangen wir an

Der Haken an der eigenen Projektplattform ist derselbe wie bei jeder selbst betriebenen Lösung: Sie will sauber aufgesetzt und danach gepflegt werden. Ein Server will eingerichtet, die Oberfläche auf Ihre Abläufe zugeschnitten, das Team eingewiesen. Und sie braucht Updates und Backups – Sicherheitskopien, damit im Ernstfall nichts verloren geht –, sonst reißen mit der Zeit Lücken auf.

Genau diesen Teil müssen Sie nicht selbst können. Ich plane OpenProject passend zu Ihrem Betrieb, richte es ein, ziehe die Oberfläche auf Ihre Projekte zurecht und weise Ihr Team ein. Danach halte ich es am Laufen. Die Software selbst kostet nichts; sie läuft auf einem Server, den Sie ohnehin nur einmal brauchen. Die laufende Betreuung mit Updates, Backups und einem festen Ansprechpartner gibt es im Rahmen der Support & Wartung als laufende IT-Betreuung ab 149 Euro im Monat. Was der Rest kostet, hängt davon ab, wie viele Leute und wie viele Projekte zusammenkommen – eine seriöse Zahl nenne ich Ihnen, wenn ich Ihren Bedarf kenne.

Ob OpenProject für Sie das Richtige ist oder eine schlankere Lösung genügt, klären wir am besten in einem ruhigen Gespräch. Ich höre mir an, wie Ihre Projekte heute laufen, und sage Ihnen geradeheraus, was Sie brauchen und was nicht. Das Erstgespräch kostet nichts und verpflichtet zu nichts. Kommt dabei heraus, dass Ihre jetzige Lösung reicht, ist das ein gutes Ergebnis und kein verlorener Termin.