Projektmanagement ohne Abo: Open-Source-Alternativen zu Trello & Asana
Aufgabenverwaltung ist zum Abo-Markt geworden: pro Nutzer, pro Monat. Es geht anders. Vikunja und OpenProject laufen auf Ihrem eigenen Server, mit unbegrenzten Nutzern und Ihren Daten im Haus. Und ich sage ehrlich, wann Sie gar kein Tool brauchen.
Was kostet es, eine Handvoll Aufgaben im Team zu organisieren? Früher: nichts. Heute steht dafür jeden Monat eine Rechnung im Postfach. Pro Kopf.
Trello, Asana, monday und die anderen haben Aufgabenverwaltung in ein Abo verwandelt. Der Einstieg ist gratis, das lockt. Sobald aber das Team wächst oder Sie eine Funktion brauchen, die gestern noch dabei war, klingelt die Kasse.
Es geht auch anders. Es gibt ausgereifte Open-Source-Werkzeuge, die dasselbe können und auf Ihrem eigenen Server laufen. Unbegrenzte Nutzer. Ihre Daten bleiben im Haus. Kein monatlicher Aderlass.
Ich zeige Ihnen die zwei, die sich bei kleinen Betrieben bewährt haben. Und ich sage Ihnen ehrlich, wann Sie gar keins davon brauchen.
Das Abo-Muster: gratis rein, teuer drin
Das Geschäftsmodell ist immer gleich. Der Köder heißt »kostenlos«.
Sie starten mit ein paar Leuten in der Gratis-Stufe. Läuft. Dann kommt die fünfte Person ins Team, oder Sie wollen wiederkehrende Aufgaben, eine Zeiterfassung, mehr als eine Handvoll Boards. Alles hinter der Bezahlschranke. Und der Preis fällt nicht einmal an, sondern pro Nutzer, pro Monat, jeden Monat.
Bei fünf Leuten sind das schnell mittlere zweistellige Beträge im Monat. Über Jahre gerechnet zahlen Sie ein Vielfaches dessen, was so eine Software je gekostet hätte. Und wenn Sie aussteigen wollen? Dann merken Sie, wie schwer der Export fällt. Aufgaben, Kommentare und Anhänge stecken im Format des Anbieters fest. Das ist kein Zufall. Das ist der Plan.
Vikunja: das leichte Board für den Alltag
Vikunja ist die Open-Source-Antwort auf Trello: ein leichtes Werkzeug für Aufgaben und Listen. Sie legen ein Board an, ziehen Karten von »zu tun« nach »erledigt«, hängen Fristen und Zuständige dran. Wer schon einmal Trello benutzt hat, findet sich in Minuten zurecht.
Es gibt Listen, Kanban-Boards (die Spalten zum Verschieben), dazu Kalender- und Gantt-Ansichten (ein Balkenplan, der zeigt, was wann läuft). Für die Aufgabenverwaltung eines Handwerksbetriebs, einer kleinen Agentur oder eines Vereinsvorstands reicht das mit Abstand.
Wenn Sie »einfach nur Aufgaben ordnen« wollen, ist Vikunja meine Empfehlung.
OpenProject: wenn aus Aufgaben ein Projekt wird
Manchmal ist eine Aufgabenliste zu wenig. Sie planen ein Vorhaben über Monate, koordinieren mehrere Beteiligte, brauchen Meilensteine, Budgets und eine echte Zeitplanung. Dann ist OpenProject das robustere Werkzeug.
OpenProject kann alles, was Vikunja kann, und darüber hinaus klassische Projektplanung: Gantt-Diagramme mit Abhängigkeiten, Arbeitspakete, Zeiterfassung, ein Wiki für die Dokumentation. Das hat seinen Preis in Form von Komplexität. Für die simple Wochenplanung ist es überdimensioniert. Für ein echtes Projekt mit vielen Zahnrädern ein Segen.
Faustregel: Vikunja für die laufende Arbeit, OpenProject für Vorhaben mit Anfang, Ende und vielen Beteiligten.
| Vikunja | OpenProject | Trello / Asana | |
|---|---|---|---|
| Stärke | Boards und Listen, leicht | echte Projektplanung | bequem, sofort startklar |
| Nutzer | unbegrenzt | unbegrenzt | pro Kopf, pro Monat |
| Daten liegen | auf Ihrem Server | auf Ihrem Server | in der US-Cloud |
| Kosten | Server plus Pflege | Server plus Pflege | laufendes Abo |
| Passt für | Alltagsaufgaben im Team | größere Projekte | schnellen Start, kleine Teams |
Was Selbsthosten wirklich kostet
Jetzt die ehrliche Rechnung. »Kostenlos« heißt bei Open Source: keine Lizenzgebühr. Nicht: null Aufwand.
Die Software selbst ist gratis. Sie braucht aber ein Zuhause. Das ist ein kleiner Server (ein gemieteter Rechner in einem deutschen Rechenzentrum, Größenordnung wenige Euro am Tag) oder ein Kasten im eigenen Büro. Die gute Nachricht: Wenn Sie ohnehin schon Nextcloud, einen Passwort-Tresor oder andere Open-Source-Dienste selbst betreiben, läuft das Projektmanagement einfach mit drauf. Kein zweiter Server nötig. Wie so ein selbst gehosteter Baukasten in der Praxis aussieht, führe ich beim Selbsthosten mit Docker Schritt für Schritt vor. Und es gehört in dieselbe Werkzeugkiste wie die anderen Open-Source-Tools fürs Büro.
Was bleibt, ist Pflege: Updates, Backups, ein Auge auf die Sicherheit. Das ist keine Raketenwissenschaft, aber es passiert nicht von allein. Entweder jemand im Betrieb kümmert sich, oder Sie geben es ab. Genau dafür gibt es meine laufende IT-Betreuung ab 149 Euro im Monat. Kein Ticket in einer Warteschlange, sondern ein fester Ansprechpartner.
Umzug von Trello: kein Neuanfang
Der häufigste Einwand: »Meine ganze Arbeit steckt doch schon in Trello.« Verständlich. Und kein Grund zu bleiben.
Mehrere Open-Source-Werkzeuge bringen einen Trello-Import mit. Sie holen Ihre Boards beim alten Anbieter heraus und spielen sie im neuen Werkzeug ein. Karten, Listen, oft auch Kommentare wandern mit. Der Wechsel ist ein Nachmittag, kein Start bei null.
- Beim alten Tool alle Boards exportieren, meist als Datei zum Herunterladen.
- Das neue Werkzeug aufsetzen oder aufsetzen lassen.
- Import starten und ein Testboard prüfen: Ist wirklich alles da?
- Team umziehen, die alten Boards eine Weile parallel laufen lassen.
- Wenn nichts fehlt: altes Abo kündigen.
Der wichtigste Schritt ist der Test. Prüfen Sie bei einem Board genau, ob Anhänge und Kommentare mitgekommen sind, bevor Sie den Rest ziehen.
Manchmal ist die beste Lösung: kein Tool
Jetzt etwas, das gegen mein eigenes Geschäft läuft: Nicht jeder braucht ein Projektmanagement-Tool. Manche fahren ganz ohne besser.
Wenn Sie zu zweit arbeiten und zehn Aufgaben im Kopf haben, ist jedes Board Overhead. Eine geteilte Liste in Nextcloud, ein simples Notizdokument oder ein Whiteboard an der Wand schlagen jede Software. Werkzeug bindet Zeit: einrichten, pflegen, alle mitnehmen. Bei wenigen Aufgaben frisst es mehr, als es bringt.
Und wenn Sie heute mit der Gratis-Stufe von Trello glücklich sind, Ihre Daten dort unkritisch sind und das Team nicht wächst? Dann bleiben Sie erst einmal. Ehrlich. Ein Umzug lohnt sich, wenn das Abo drückt, das Team wächst oder Ihre Daten nichts auf US-Servern zu suchen haben. Vorher nicht.
Die Frage ist selten »Open Source oder Abo?«. Die Frage ist: Was kostet Sie Ihr heutiges Werkzeug wirklich, in Euro und in Kontrolle?
Ihr erster Schritt, heute noch
Sie müssen auf kein Gespräch warten, um anzufangen. Loggen Sie sich noch heute in Ihr Trello ein und exportieren Sie ein einziges Board als Datei – zwei Minuten Arbeit. Diese Datei zeigt Ihnen schwarz auf weiß, wie viel oder wie wenig Sie beim alten Anbieter wirklich festhält. Und sie ist genau das, was Sie später in Vikunja oder OpenProject wieder einlesen.
Wenn Sie den Rest nicht allein stemmen wollen, buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch. Wir sehen uns zu zweit Ihr aktuelles Setup an, stellen die Abo-Rechnung dem eigenen Server gegenüber und klären, welches der beiden Werkzeuge zu Ihrem Team passt. Das läuft per Video, egal aus welcher Ecke Deutschlands Sie sich zuschalten. Sie erklären Ihr Anliegen ein einziges Mal – direkt der Person, die es danach auch aufsetzt und pflegt.
Sie wollen OpenProject & Co. nicht selbst betreiben? Als Teil von Cloud & Büro richte ich das Werkzeug ein, das zu Ihren Abläufen passt – inklusive Pflege.
