Vikunja einrichten lassen: die self-gehostete Todoist- und Asana-Alternative

Ein Team von acht Leuten, jeder mit einem Asana-Platz. Am Monatsende steht eine Rechnung, die pro Kopf abgerechnet wird und mit jeder Neueinstellung steigt. Wer auf Todoist Premium setzt, zahlt Jahr für Jahr weiter, nur um seine eigenen To-do-Listen behalten zu dürfen. Und bei Trello ist die kostenlose Variante irgendwann zu eng, das nächste Preisschild kommt pro Nutzer und pro Monat. Das eigentliche Ärgernis ist nicht der Betrag allein. Es ist, dass Ihre Aufgaben, Projekte, Termine und internen Notizen dabei auf Servern eines US-Konzerns liegen, an dessen Preise und Nutzungsbedingungen Sie gebunden sind, solange Sie drinbleiben.

Was Vikunja praktisch kann

Vikunja ist eine quelloffene Aufgaben- und Projektverwaltung, die Sie selbst betreiben können. Sie deckt genau das ab, wofür die meisten Betriebe Todoist, Asana oder Trello benutzen, ohne Abo und ohne fremden Server im Hintergrund.

• Listen für den klassischen Aufgabenkopf: anlegen, abhaken, fällig stellen, Verantwortliche zuweisen.
• Kanban-Boards mit Spalten zum Ziehen, so wie Sie es von Trello kennen.
• Gantt-Ansicht für Projekte mit Anfang, Ende und Abhängigkeiten, wenn ein Auftrag über Wochen läuft.
• Erinnerungen und Fälligkeiten, damit nichts liegen bleibt, mit wiederkehrenden Aufgaben für alles, was jeden Monat gleich anfällt.
• Teams, Unterprojekte, Labels, Prioritäten und Dateianhänge, also die Struktur, ab der aus einer Liste echte Projektarbeit wird.

Bedient wird das Ganze im Browser, es gibt aber auch mobile Apps. Und weil Vikunja quelloffen ist, gehören die Daten und die Installation Ihnen. Kein Nutzerlimit, das Sie zum Upgrade zwingt, keine Funktion, die hinter einer höheren Abostufe verschwindet.

Ehrlich eingeordnet: für wen es passt

Vikunja lohnt sich für kleine Betriebe, Handwerksbetriebe, Vereine und gemeinnützige Organisationen, die ihre Aufgaben und Projekte sauber organisieren wollen, ohne dafür pro Person zu zahlen. Gerade wenn das Team wächst, dreht sich die Rechnung: Ein eigener Server kostet nicht mehr, nur weil zwei Leute dazukommen.

Ehrlich bleiben heißt auch, die Grenzen zu nennen. Vikunja ist eine schlanke, fokussierte Aufgabenverwaltung. Wer eine schwergewichtige Projektplattform mit Zeiterfassung, Ticket-System und Abrechnung in einem sucht, ist woanders besser aufgehoben, etwa bei OpenProject. Und wer nur allein eine Einkaufsliste führt, braucht keinen eigenen Server. Der Punkt, ab dem Vikunja sich rechnet, ist ein Team, das zusammenarbeitet und dessen Daten im Haus bleiben sollen.

Das richte ich Ihnen ein

Ich installiere Vikunja auf Ihrer eigenen Infrastruktur, entweder auf einem Server bei Ihnen im Betrieb oder bei einem Anbieter in Deutschland. Dazu gehört die nötige Datenbank, in der Ihre Aufgaben und Projekte liegen, eine verschlüsselte Verbindung, die Benutzerverwaltung für Ihr Team und ein regelmäßiges Backup, damit im Ernstfall nichts verloren geht – alles DSGVO-konform aufgesetzt. Ihre Daten verlassen dabei Ihr Haus nicht.

Die Einrichtung kostet ab 350 Euro einmalig, inklusive der Datenbank und auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Danach gehört die Installation Ihnen. Kein monatliches Abo pro Kopf, keine Bindung an einen Anbieter, den Sie nicht kennen. Wenn Sie möchten, betreue ich das System danach weiter, damit Updates und Backups nicht an Ihnen hängen bleiben.

Der nächste Schritt

Werfen Sie einen Blick in meine App-Bibliothek, dort finden Sie Vikunja und weitere quelloffene Werkzeuge für Ihren Betrieb. Wenn Sie schon ungefähr wissen, was Sie brauchen, stellen Sie sich Ihr Paket im Angebots-Konfigurator zusammen. Und wenn Sie erst einmal in Ruhe klären wollen, ob Vikunja zu Ihrem Team passt, melden Sie sich für ein kostenloses Erstgespräch. Ich schaue mir Ihre Situation an und sage Ihnen ehrlich, ob sich der Umstieg für Sie lohnt.