OpenProject: Projekte planen, ohne Microsoft oder Jira zu brauchen

Sie führen ein Projekt und verwalten Aufgaben per E-Mail-Kette, Excel-Liste oder einem Jira-Konto, das Sie pro Nutzer und Monat kostet – und bei dem Sie nie sicher wissen, wo Ihre Daten eigentlich liegen. Oder das Team teilt sich einen Microsoft-365-Plan, weil irgendjemand mal ein Projekt anlegen wollte und jetzt zieht das Abo-Modell Monat für Monat Geld. Das Feindbild ist nicht Sie. Es ist das Preismodell, das kleine Vereine und Betriebe genauso abrechnet wie Konzerne.

OpenProject ist eine ausgereifte Open-Source-Projektmanagement-Software, die auf Ihrem eigenen Server läuft. Kein Cloud-Anbieter, kein Nutzerlimit in der Basisversion, keine Daten in Händen Dritter.

Was OpenProject praktisch kann

• Aufgaben verwalten und zuweisen – Wer macht was bis wann? Aufgaben lassen sich mit Status, Priorität und Zuständigkeit versehen, direkt im Browser bearbeiten und kommentieren.
• Zeitpläne visualisieren (Gantt-Diagramm) – Sie sehen auf einen Blick, welche Aufgaben voneinander abhängen, wo Puffer sind und wo das Projekt ins Stocken gerät.
• Boards für agile Teams (Kanban/Scrum) – Wer lieber mit Spalten wie „Offen – In Bearbeitung – Erledigt" arbeitet, kann das parallel nutzen.
• Zeiterfassung und Budgets – Mitarbeitende buchen Stunden direkt auf Aufgaben. Budgets zeigen, ob Aufwand und Plan noch übereinstimmen.
• Projektwiki – Sitzungsprotokolle, Entscheidungen, Anleitungen – alles an einem Ort, durchsuchbar, versioniert.
• Besprechungsmanagement – Agenden anlegen, Protokolle gemeinsam schreiben, alles am Projekt hängen statt in E-Mail-Anhängen verteilen.

Ehrlich eingeordnet: für wen es sich lohnt

OpenProject ist stark, wenn Projekte eine gewisse Laufzeit haben, mehrere Personen beteiligt sind und Sie Überblick über Fortschritt, Verantwortlichkeiten und Kosten brauchen. Vereine mit Großprojekten (Umbau, Veranstaltungsreihe, Förderprojekte), Bildungsträger mit Kursplanung, Agenturen oder kleine Betriebe, die mehrere Aufträge parallel steuern – für diese Konstellationen ist es gebaut.

Wo ich ehrlich bin: Wenn Sie hauptsächlich einfache To-do-Listen für sich selbst oder ein kleines Team brauchen, ist OpenProject mehr Software als nötig. Für leichtgewichtige Aufgabenlisten ohne Gantt und Budgets wäre Vikunja die schlankere Wahl – ebenfalls Open Source, selbst gehostet, viel einfacher einzurichten. OpenProject lohnt sich dort, wo echte Projektstruktur gefragt ist: Meilensteine, Abhängigkeiten, Zeiterfassung, mehrere parallele Vorhaben.

Das richte ich Ihnen ein

Ich installiere OpenProject auf Ihrem Server oder einem gemieteten Server Ihrer Wahl. Dazu gehören die Datenbank (PostgreSQL), eine verschlüsselte Verbindung über Ihre eigene Webadresse (HTTPS mit eigenem Domain-Namen) und ein automatisches Backup-Konzept.

Nach der Installation erhalten Sie eine persönliche Einweisung: Wie legen Sie Projekte an, wie arbeiten Ihre Mitarbeitenden damit, was passiert bei einer Aktualisierung der Software. Ich schreibe nichts ein und verschwinde – ich erkläre, bis Sie sicher sind.

Das System gehört nach der Einrichtung vollständig Ihnen. Kein laufendes Abo an mich, keine Kopfpauschale pro Nutzer. Updates der Open-Source-Software sind dauerhaft kostenlos.

Einrichtung ab 550 Euro – je nach Serverumgebung und gewünschtem Umfang der Einweisung. Was genau in Ihrem Fall anfällt, besprechen wir vorher.

Die technische Grundvoraussetzung für DSGVO-konformen Betrieb ist gegeben: Die Daten verlassen Ihren Server nicht.

Der nächste Schritt

Wenn Sie sich fragen, ob OpenProject zu Ihrer Situation passt oder ob es eine schlankere Alternative gibt – schreiben Sie mir. Das Erstgespräch ist kostenlos, unverbindlich und dauert so lange, bis Sie eine klare Einschätzung haben. Auch „das lassen wir bleiben" ist ein ehrliches Ergebnis.