Kimai: Zeiterfassung auf dem eigenen Server einrichten lassen

Zeiterfassung klingt nach einer Kleinigkeit, bis die Rechnung kommt. Toggl kostet in der Team-Variante rund 9 US-Dollar pro Nutzer und Monat, Harvest liegt bei etwa 11 Dollar, Clockify wird ab dem ersten sinnvollen Feature ebenfalls kostenpflichtig. Bei acht Leuten sind das schnell 700 bis 1.000 Euro im Jahr, nur damit jemand seine Stunden auf ein Projekt bucht. Und Sie zahlen nicht einmal für die Zahlen selbst, sondern für die Erlaubnis, weiter zugreifen zu dürfen.

Dazu kommt die Frage, wo diese Daten eigentlich liegen. Wer wann an welchem Projekt gearbeitet hat, ist eine Personendatensammlung über Ihre Mitarbeiter. Bei den großen Anbietern landet sie auf Servern in den USA, mit Auftragsverarbeitungsverträgen, die man erst suchen und dann verstehen muss. Kündigen Sie das Abo, ist der Zugriff auf die Historie weg. Das ist der klassische Vendor Lock-in: Je länger Sie bleiben, desto teurer wird das Gehen.

Was Kimai kann

Kimai ist eine quelloffene Software zur projektbezogenen Arbeitszeiterfassung. Sie deckt genau das ab, wofür die kommerziellen Werkzeuge Geld nehmen:

• Zeiten pro Kunde, Projekt und Tätigkeit erfassen, per Stoppuhr oder von Hand nachgetragen
• Stundenzettel und Auswertungen als PDF, CSV oder Excel exportieren, sauber nach Kunde und Zeitraum gefiltert
• Rechnungsvorlagen hinterlegen und aus den erfassten Stunden direkt einen Rechnungsentwurf erzeugen
• Benutzer, Rollen und Teams verwalten, damit jeder nur sieht, was er sehen soll
• Stundensätze pro Projekt oder pro Person hinterlegen, inklusive interner und externer Sätze

Es läuft im Browser, funktioniert auf dem Handy und braucht keine Installation auf den Rechnern Ihrer Leute. Wer Toggl bedienen konnte, findet sich hier in einer halben Stunde zurecht.

Für wen sich das lohnt, und für wen nicht

Kimai passt, wenn Sie mehrere Mitarbeiter haben, projektbezogen oder nach Aufwand abrechnen und die Zeitdaten im Haus behalten wollen. Handwerksbetriebe, Agenturen, Beratungen, Kanzleien, auch Vereine mit bezahlten Kräften profitieren von der festen einmaligen Investition statt der monatlichen Pro-Kopf-Miete. Je größer das Team, desto klarer rechnet sich der eigene Server.

Ehrlich bleiben heißt auch, die Grenzen zu nennen. Wenn Sie allein arbeiten und mit einer simplen Stoppuhr-App auskommen, ist Kimai überdimensioniert. Wer eine tiefe Anbindung an ein bestimmtes Buchhaltungssystem mit fertigem Ein-Klick-Connector erwartet, sollte vorher mit mir sprechen, denn hier arbeiten wir meist über den Export statt über eine Live-Schnittstelle. Und ein eigener Server bedeutet, dass jemand nach Updates und Backups schaut. Genau das ist mein Teil der Abmachung.

Das richte ich Ihnen ein

Ich installiere Kimai auf Ihrer eigenen Infrastruktur, also auf einem Server bei einem deutschen Anbieter oder auf Ihrem vorhandenen System. Dazu gehört die nötige Datenbank, in der Ihre Zeiten liegen, verschlüsselte Verbindung, Benutzerkonten für Ihr Team, Ihre Stundensätze und eine erste Rechnungsvorlage in Ihrem Layout. Danach sind die Daten Ihre Daten, DSGVO-konform eingerichtet in Deutschland, ohne Abo, das jedes Jahr teurer wird.

Die Einrichtung beträgt 350 Euro einmalig, inklusive der Datenbank und der Grundkonfiguration. Auf Wunsch kümmere ich mich anschließend um Updates, Backups und kleine Anpassungen. Nach einem Jahr haben Sie in der Regel weniger ausgegeben als für ein laufendes Team-Abo, und im zweiten Jahr wird der Abstand deutlich.

So kommen wir ins Gespräch

Kimai ist eine von vielen quelloffenen Anwendungen, die ich für kleine Betriebe betreibe. Einen Überblick finden Sie in meiner App-Bibliothek. Wenn Sie schon wissen, was Sie brauchen, stellen Sie sich Ihr Paket im Angebots-Konfigurator zusammen und erhalten eine erste Einschätzung.

Sind Sie unsicher, ob Kimai zu Ihrem Betrieb passt, klären wir das in einem kostenlosen Erstgespräch. Ich sage Ihnen ehrlich, ob sich der Umzug lohnt, auch wenn die Antwort einmal Nein lautet.