Rechnungen und Buchhaltung quelloffen: Invoice Ninja und Akaunting statt Abo-Cloud

Zwölf Rechnungen im Monat, vielleicht zwanzig. Dafür überweisen viele Selbstständige zwischen 95 und 275 Euro netto im Jahr an einen Abo-Anbieter. Ist die E-Rechnung erst im nächstgrößeren Tarif freigeschaltet, wird daraus schnell mehr.

Die E-Rechnung ist Pflicht. Das Abo ist es nicht.

Zwei Programme decken diese Arbeit auf Ihrem eigenen Server ab: Invoice Ninja fürs Rechnungsschreiben, Akaunting für die Buchhaltung dahinter. Eine E-Rechnung erzeugt allerdings nur eines von beiden. Wer Ihnen etwas anderes erzählt, hat es nicht nachgesehen.

Was zum 1. Januar 2027 wirklich gilt – und für wen

Der 31. Dezember 2026 treibt gerade jede Verkaufsmail an. An diesem Tag endet die erste Übergangsregel aus § 27 Abs. 38 Umsatzsteuergesetz. Bis dahin dürfen Sie eine Rechnung auf Papier schicken. Oder, wenn der Empfänger einverstanden ist, als PDF. Die Zustimmung braucht nur das elektronische Format. Papier geht immer, dafür muss Sie niemand fragen.

• Ab 1. Januar 2027 müssen Sie E-Rechnungen ausstellen, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Maßgeblich ist Ihr Umsatz als Aussteller, nicht der Ihres Kunden.
• Bis einschließlich 800.000 Euro haben Sie ein Jahr länger Zeit, also bis zum 31. Dezember 2027.
• Ab 1. Januar 2028 gibt es keine Übergangsregel mehr.
• Empfangen müssen Sie bereits seit dem 1. Januar 2025. Dafür gab es nie eine Schonfrist.

Ein teures Detail: Die Übergangsregel hängt nicht nur am Leistungszeitpunkt, sondern zusätzlich an der Übermittlung bis zum 31. Dezember 2026. Gedeckt ist nur, was für einen Umsatz aus 2025 oder 2026 auch bis zum Jahresende 2026 rausgegangen ist. Die Papierrechnung für den Dezemberauftrag, die Sie am 8. Januar einwerfen, fällt nicht mehr darunter.

Dauerhaft von der Ausstellungspflicht ausgenommen bleiben Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag und Fahrausweise. So steht es im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2025. Empfangen müssen trotzdem alle. Dass Wirtschaftsverbände eine Verschiebung auf 2028 fordern, ändert daran nichts: gefordert ist nicht beschlossen. Die ganze Stufenlogik steht im Beitrag zur E-Rechnungs-Pflicht.

Nur eines der beiden Programme schreibt die E-Rechnung

Rechnung schreiben und Buchhaltung sind zwei verschiedene Aufgaben. Die Abo-Anbieter verkaufen sie gern als eine, weil sich der größere Tarif so leichter begründen lässt.

Invoice Ninja ist das Rechnungsprogramm. Dass es die deutschen Formate beherrscht, ist keine Werbeaussage, sondern steht im Quellcode. Es erzeugt XRechnung 1.0 bis 3.0 (das reine Datenformat, das Behörden verlangen) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten, für Menschen und Maschinen zugleich lesbar) in den Profilen BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Profile sind die Ausbaustufen des Formats; EN 16931 ist die europäische Norm, auf der die deutsche E-Rechnung aufsetzt, und sie ist voreingestellt. Genau die richtige Wahl.

Und hier die Falle, die ich Ihnen gern erspare: In derselben Auswahlliste steht das Profil BASIC-WL. Das Bundesfinanzministerium nimmt BASIC-WL zusammen mit dem Profil MINIMUM ausdrücklich von den zulässigen E-Rechnungs-Formaten aus. Zwei Klicks daneben, und Ihre Rechnung ist rechtlich keine E-Rechnung. Zweite Bedingung laut Hersteller: Steuersätze gehören an jede Position, nicht auf die Rechnungssumme.

Akaunting ist das Gegenstück für die Buchhaltung, mit deutscher Oberfläche und einem Erweiterungsverzeichnis, aus dem Sie Funktionen zukaufen. Was der kostenlose Kern nicht enthält, ist ausgerechnet die doppelte Buchführung: Kontenplan, Journal, Bilanz, Rohbilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung stecken in einem kostenpflichtigen Zusatzmodul. Eine E-Rechnung erzeugt Akaunting nach allem, was ich prüfen konnte, gar nicht. Im Kern steckt keine Umsetzung von ZUGFeRD oder XRechnung, und im Erweiterungsverzeichnis des Herstellers gibt es genau eine E-Rechnungs-App, die für Belgien. Deutsche Oberfläche heißt eben nicht deutsche Steuerkonformität.

Noch etwas, das Geld spart: Für Rechnungen an deutsche Geschäftskunden brauchen Sie kein Peppol, also kein europäisches Netz, über das Rechnungen direkt von System zu System laufen. Das Ministerium nennt die schlichte E-Mail ausdrücklich als zulässigen Übermittlungsweg. Invoice Ninja betreibt zwar einen eigenen Peppol-Zugang: 50 US-Dollar für bis zu 500 Dokumente in zwölf Monaten, wobei jedes gesendete und jedes empfangene Dokument zählt. Wer selbst hostet, braucht dafür zusätzlich die White-Label-Lizenz für 40 US-Dollar im Jahr, weil an ihr die Identitätsprüfung hängt. Im ersten Jahr also 90 US-Dollar für etwas, das im deutschen Inlandsgeschäft niemand von Ihnen verlangt. Wichtig wird es bei Behörden und im Ausland.

Die ehrlichen Grenzen: Lizenz, DATEV, GoBD

Jetzt der Teil, den ein Verkaufsprospekt weglassen würde.

Quelloffen heißt hier nicht Open Source. Beide legen ihren Quellcode offen, beide stehen unter Lizenzen, die die anerkannte Open-Source-Definition nicht erfüllen. Invoice Ninja nutzt die Elastic License 2.0, eine Lizenz mit Wettbewerbsschranke: selbst betreiben ja, als gehosteten Dienst an Dritte weiterverkaufen nein, die Lizenzschlüssel-Funktion aushebeln erst recht nicht. Akaunting nutzt die Business Source License, eine Lizenz mit Verfallsdatum. Sie begrenzt die kostenlose Nutzung auf ein Unternehmen, zwei Nutzer und 1.000 Rechnungen, und erst vier Jahre nach Veröffentlichung wird jede Version zur GPLv3, also zu echtem Open Source. Für den Ein-Personen-Betrieb kein Thema. Für ein Team von fünf Leuten eine Rechnung, die man vorher aufmacht. Wenn auf meinen Angebotsseiten „open source“ steht, ist genau das gemeint: Quellcode offen, Lizenz mit Schranken. Und wenn dort steht, Akaunting schreibe unbegrenzt Rechnungen und liefere Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung auf Knopfdruck, dann gilt die genauere Fassung von hier: unbegrenzt erst ab dem Bezahltarif, Bilanz und GuV erst mit dem Zusatzmodul.

Eine native DATEV-Schnittstelle gibt es nicht. Im Hersteller-Forum steht das seit Januar 2024 unwidersprochen, eine Aussage des Herstellers selbst dazu habe ich bis heute (Stand Juli 2026) nicht gefunden. Invoice Ninja gibt CSV-Dateien aus, aber ohne die zugehörigen Belege. Wer seine Kanzlei über DATEV Unternehmen Online angebunden hat, das Belegportal der DATEV, braucht einen Zwischenschritt: Beleg-Upload per Mail, ein Drittprogramm oder eine eigene Schnittstelle. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie umziehen. Nicht danach.

Was ich nicht belegen kann, behaupte ich nicht. Ob Akaunting eine deutsche Einnahmenüberschussrechnung, die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 sauber abbildet, konnte ich in keine Richtung verifizieren. Hängt Ihre Buchhaltung daran, gehört das in den ersten Test, nicht in den letzten.

Das GoBD-Argument der Abo-Anbieter hält nicht. „Selbst hosten ist steuerlich riskant.“ Diesen Satz hören Sie von jedem, der ein Abo verkauft. Das Bundesfinanzministerium sieht es anders. Im Schreiben vom 15. Oktober 2025 steht wörtlich, dass „alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig kein Verstoß“ gegen die Aufbewahrungspflicht aus § 14b UStG vorliegt.

Das ist keine Generalabsolution, und ich verkaufe es Ihnen auch nicht als eine. Die Pflichten aus Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch bleiben. Was Sie tatsächlich einhalten müssen, ist nüchterner:

• Rechnungen acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG), gerechnet ab Ende des Ausstellungsjahres.
• Die übrigen Fristen laufen länger und getrennt davon: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Bilanzen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre (seit dem 1. Januar 2025, vorher zehn), Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 Abgabenordnung). Nach acht Jahren pauschal alles zu löschen, ist also der falsche Schluss. Solange die Festsetzungsfrist läuft, verlängert sich die Aufbewahrung ohnehin.
• Der strukturierte Teil muss unversehrt erhalten bleiben und maschinell auswertbar sein. Die XML-Datei ist das Original. Nur das PDF zu speichern reicht nicht.
• Sie brauchen eine Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, wie ein Beleg bei Ihnen entsteht, abgelegt, wiedergefunden und gesichert wird.

Und die unbequeme Wahrheit für beide Seiten: Ein GoBD-Siegel gibt es nicht. Die Finanzverwaltung bestätigt keine einzelnen Programme, und Zertifikate Dritter binden sie nicht. GoBD-Konformität ist eine Eigenschaft Ihres Verfahrens, nicht Ihres Programms. Damit fällt das Verkaufsargument der Abo-Anbieter. Und ein Versprechen von mir wäre keinen Deut mehr wert. Wie das bei Geschäftspost aussieht, steht in meinem Beitrag zur GoBD-Archivierung von E-Mails.

Abo gegen eigenen Server: die Rechnung über drei Jahre

Softwarekosten für 36 Monate, abgerufen am 27. Juli 2026. Die deutschen Anbieter stehen mit ihren Nettopreisen in Euro, die amerikanischen mit ihren Listenpreisen in US-Dollar. Umgerechnet habe ich bewusst nicht: Der Kurs schwankt, und was beim Einkauf im Ausland umsatzsteuerlich passiert, gehört auf den Tisch Ihrer Kanzlei, nicht in eine Blogtabelle.

Drei Fußnoten dazu. Erstens fehlen in den unteren drei Zeilen Server, Einrichtung, Updates und Sicherung. Einen Servermietpreis nenne ich bewusst nicht: Hetzner hat die Preise zum 15. Juni 2026 angepasst und dabei sogar Typbezeichnungen getauscht, eine abgeschriebene Zahl aus einem Vergleichsportal wäre schon beim Lesen falsch. Fragen Sie den Tagespreis direkt beim Anbieter ab. Was Betrieb und Betreuung kosten, steht beim IT-Support. Zweitens sind die 432 US-Dollar bei Akaunting Listenpreise, zweimal 72 US-Dollar im Jahr für Tarif und Modul. Im Juli 2026 lief eine Rabattaktion, die dieselben drei Jahre auf 300 US-Dollar drückte. Ob gerade wieder eine läuft, sehen Sie nur auf der Preisseite selbst. Drittens ist die White-Label-Lizenz bei Invoice Ninja verzichtbar, solange Sie kein Peppol brauchen: Sie entfernt das Hersteller-Logo und schaltet den Peppol-Zugang frei, sonst nichts.

Damit die Einordnung ehrlich bleibt: Wenn Sie heute 7,90 Euro im Monat zahlen und zufrieden sind, rechnet sich der eigene Server über den Preis nicht. Er rechnet sich über etwas anderes. Und es geht dabei nicht um Daten in Übersee, denn die beiden Anbieter in der Tabelle sind deutsche Firmen. Es geht darum, wem der Zugang gehört: Kundenliste, Umsätze und Rechnungshistorie liegen dann bei Ihnen, und niemand verschiebt Ihnen eine Funktion in den nächsthöheren Tarif. Ab dem mittleren Buchhaltungstarif kippt zusätzlich die reine Preisrechnung. Wie das mit den übrigen Bürowerkzeugen zusammenspielt, zeigt meine Übersicht quelloffener Bürowerkzeuge.

So stellen Sie um, ohne sich die Buchhaltung zu zerlegen

• Empfang zuerst. Die Pflicht, E-Rechnungen anzunehmen, gilt schon. Installieren Sie den Quba-Viewer: echtes Open Source unter Apache-2.0, einer freien Lizenz ohne Nutzungsschranken, kostenlos für Windows, Mac und Linux, läuft ohne Internetverbindung, zeigt XRechnung und ZUGFeRD lesbar an und prüft sie gleich mit. Aktuell: Fassung 1.5.1 vom Mai 2026.
• Format richtig einstellen. EN 16931 oder XRechnung 3.0. Finger weg von BASIC-WL. Das ebenfalls ausgeschlossene Profil MINIMUM bietet Invoice Ninja gar nicht erst an, BASIC-WL steht aber direkt in der Liste. Und Steuersätze je Position pflegen: Auch bei Steuerbefreiung braucht jede Zeile einen ausdrücklichen Steuercode.
• Kundenstamm herausholen, solange Sie noch Zugang haben. Ziehen Sie Kunden- und Stammdaten als CSV-Datei aus dem alten System, bevor Sie kündigen, nicht danach. Nach dem Import stichprobenweise prüfen, ob Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Zahlungsziel vollständig mitgekommen sind. Invoice Ninja gibt seine Daten übrigens ebenfalls als CSV heraus, Sie bleiben also auch dort beweglich.
• Nummernkreis sauber trennen. § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine einmalig vergebene fortlaufende Nummer und erlaubt ausdrücklich mehrere Zahlenreihen. Beginnen Sie im neuen System einen eigenen Kreis, statt den alten aus dem Gedächtnis fortzuschreiben. Zurückspringende oder doppelte Nummern sind der klassische Umzugsfehler.
• Altbestand versorgen. Acht Jahre, im ursprünglichen Format. Entweder Sie migrieren die alten Rechnungen oder halten das alte System lesend vor. Ein Umzug ist kein Löschgrund.
• Kanzlei vorher fragen. Wie kommen Belege und Buchungsdaten künftig zu ihr? Das entscheidet mehr über die Umstellung als jede Funktionsliste.
• Testlauf machen. Eine echte Rechnung an sich selbst, dann die XML-Datei durch eine Prüfsoftware schicken. Das Ministerium unterscheidet Formatfehler von Verstößen gegen Geschäftsregeln, etwa einer fehlenden Käuferreferenz. Beides sehen Sie in fünf Minuten.

Einrichtung, Formatwahl, Umzug der Kundendaten und Übergabe an Ihre Kanzlei übernehme ich, wenn Sie das nicht selbst machen möchten: Invoice Ninja einrichten lassen oder, wenn die Buchhaltung dazugehört, Akaunting einrichten lassen. Vorher rechnen wir gemeinsam durch, was in Ihrem Fall kostenlos bleibt und was Lizenz oder Modul kostet.

Häufige Fragen

Können Invoice Ninja und Akaunting XRechnung und ZUGFeRD?

Invoice Ninja ja, Akaunting nein. Invoice Ninja erzeugt XRechnung 1.0 bis 3.0 sowie ZUGFeRD in den Profilen BASIC, EN 16931 und EXTENDED, nachlesbar im Quellcode. In derselben Auswahlliste steht allerdings auch das Profil BASIC-WL, das das Bundesfinanzministerium ausdrücklich nicht als E-Rechnung anerkennt. Wählen Sie es nicht, voreingestellt ist ohnehin das richtige EN 16931. Bei Akaunting fand ich weder im Kern noch im Erweiterungsverzeichnis eine Umsetzung für Deutschland, nur eine E-Rechnungs-App für Belgien. Akaunting ist die Antwort auf die Buchhaltung, nicht auf die E-Rechnungspflicht.

Ist selbst gehostete Rechnungssoftware GoBD-konform?

Die Frage ist falsch gestellt, bei jedem Anbieter. Die GoBD betreffen Ihr Verfahren, nicht ein Produkt. Die Finanzverwaltung bestätigt keine Software verbindlich, Zertifikate Dritter binden sie nicht. Sie brauchen Verfahrensdokumentation, unveränderbare Ablage und den strukturierten Teil der Rechnung über acht Jahre, während für Bücher, Inventare und Bilanzen weiterhin zehn Jahre gelten. Das Ministerium hat 2025 sogar klargestellt, dass eine Archivierung außerhalb eines GoBD-Systems für sich genommen kein Verstoß gegen § 14b UStG ist.

Muss ich ab 2027 E-Rechnungen versenden?

Nur, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Darunter haben Sie bis zum 31. Dezember 2027 Zeit, ab dem 1. Januar 2028 gilt es für alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft ausgenommen, ebenso Rechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Empfangen und aufbewahren müssen Sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025, ohne jede Übergangsfrist.