E-Rechnung Pflicht: Was seit 2025 gilt und was bis 2028 auf Sie zukommt
Die E-Rechnung-Pflicht kommt in Stufen: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 beziehungsweise 2028. Softwareanbieter verkaufen dazu gerade fleißig neue Abos. Oft unnötig. Was ein PDF von einer echten E-Rechnung unterscheidet und was Sie jetzt wirklich regeln müssen.
Vielleicht kennen Sie diese Mail: »Jetzt handeln – machen Sie Ihren Betrieb E-Rechnung-ready!« Absender: ein Softwareanbieter. Darunter: die Preisliste für das neue Zusatzmodul.
Die E-Rechnung-Pflicht ist echt. Die Panik, die damit verkauft wird, ist es nicht. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die erste Stufe, die letzte kommt 2028. Dazwischen liegt genug Zeit, um in Ruhe das Richtige zu tun statt das Teuerste.
Was kommt auf Ihren Betrieb zu, was sollten Sie jetzt regeln, und wo sparen Sie sich das Geld? Der Reihe nach.
Ein PDF ist keine E-Rechnung
Der häufigste Irrtum zuerst: Eine Rechnung als PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ein PDF ist ein Bild Ihrer Rechnung. Hübsch für Menschen, wertlos für Maschinen.
Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, alles in einem festen Format, das Buchhaltungsprogramme und Finanzverwaltung automatisch einlesen und prüfen können. Kein Dokument zum Anschauen, sondern Daten zum Verarbeiten. Die rechtliche Grundlage steht in § 14 des Umsatzsteuergesetzes.
Zwei Formatnamen sollten Sie kennen:
- XRechnung ist ein reines Datenformat. Öffnen Sie so eine Datei ohne passende Software, sehen Sie kryptischen Code statt einer Rechnung. Genau so ist das gedacht.
- ZUGFeRD ist ein Zwitter: außen ein normales PDF zum Lesen, innen die strukturierten Daten für die Software. Für viele kleine Betriebe der angenehmere Einstieg.
Warum der ganze Aufwand? Nicht, weil das Finanzamt Sie ärgern will. Strukturierte Daten muss am Ende niemand mehr abtippen. Die Rechnung wandert direkt in die Buchhaltung, ohne Zahlendreher und ohne vergessene Position. Für Sie heißt das später weniger Handarbeit und weniger Rückfragen. Der Weg dorthin ist die Umstellung, die gerade so laut beworben wird.
Der Zeitplan: Wer muss wann?
Die Pflicht kommt in Stufen. Und die erste Stufe gilt bereits. Das übersehen viele.
| Ab wann | Wen es trifft | Was gilt |
|---|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen | Sie müssen E-Rechnungen empfangen können |
| Ab 1. Januar 2027 | Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz | Sie müssen E-Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen |
| Ab 1. Januar 2028 | Alle übrigen Unternehmen | Ausstellungspflicht auch unter 800.000 € Umsatz – Kleinunternehmer (§ 19 UStG) bleiben dauerhaft ausgenommen |
Heißt konkret: Schickt Ihnen ein Lieferant heute eine XRechnung, müssen Sie damit umgehen können. Zurückweisen und ein PDF verlangen? Geht nicht mehr. Diese Empfangspflicht gilt für jeden Betrieb, vom Ein-Mann-Handwerk bis zur Kanzlei.
Was Sie jetzt konkret regeln sollten
Drei Dinge. Keins davon ist teuer.
- Empfangsweg festlegen. Ein E-Mail-Postfach reicht formal aus. Sinnvoll ist eine eigene Adresse nur für Rechnungen, etwa rechnungen@ihre-firma.de. Dann landet nichts zwischen Newslettern und Kundenanfragen, und Sie finden jede Rechnung später wieder.
- Archivierung klären. Sie müssen E-Rechnungen im Originalformat aufbewahren, also die Datei mit den strukturierten Daten, unverändert, über die gesamte Aufbewahrungsfrist. Ausdrucken und abheften reicht nicht. Das verlangen § 14b des Umsatzsteuergesetzes und die GoBD, die Spielregeln des Finanzamts für digitale Buchführung. Ein einzelner Ordner auf einem Rechner, der auch mal ausfällt, genügt dafür nicht. Eine geordnete Ablage mit Sicherung gehört dazu.
- Vorhandene Software prüfen. Fragen Sie Ihren Anbieter oder Ihre Steuerberatung, ob Ihr Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD lesen und erzeugen kann. Viele Programme können das längst oder bekommen es per Update.
Neue Software? Erst prüfen, was Sie schon haben
Die E-Rechnung ist gerade das Lieblings-Verkaufsargument der Softwarebranche. Jede Pflicht ein Modul, jedes Modul ein Abo. Ich halte das für die falsche Reihenfolge.
Erst kommt die Bestandsaufnahme: Was kann Ihr jetziges Programm? In vielen Fällen steckt die E-Rechnungs-Funktion schon drin oder kommt mit dem nächsten Update. Dann kostet Sie die Pflicht genau nichts.
Achten Sie beim Nachfragen auf eine simple Sache: Kann das Programm beide gängigen Formate, XRechnung und ZUGFeRD, sowohl lesen als auch schreiben? Manche Anbieter schalten das Erzeugen erst im teureren Tarif frei, obwohl das Einlesen längst funktioniert. Fragen Sie konkret nach, bevor Sie in einen größeren Plan wechseln, dessen Rest Sie gar nicht brauchen.
Wenn wirklich etwas fehlt, muss es kein US-Abo mit jährlicher Preisschraube sein. Es gibt Open-Source-Werkzeuge für Rechnungen und Buchhaltung, die die Formate beherrschen und deren Daten bei Ihnen bleiben statt in einer Konzern-Cloud. Welche das sind, zeige ich Ihnen bei den Open-Source-Tools fürs Büro.
Und wenn Sie beim Thema Rechnungen merken, dass Ihre Ablage aus Papierordnern, drei Cloud-Diensten und einem überquellenden Postfach besteht: Dann ist die E-Rechnung ein guter Anlass, das Büro einmal richtig zu sortieren. Genau dafür gibt es mein Cloud-Büro, ein digitales Büro auf europäischer Infrastruktur, bei dem die Kontrolle bei Ihnen liegt.
Wen die Pflicht in Ruhe lässt
In keiner Verkaufsmail steht der Satz, der Ihnen am meisten spart: Für die meisten Betriebe ist die E-Rechnung überhaupt kein Projekt.
Die Ausstellungspflicht gilt nur zwischen Unternehmen, im Fachjargon B2B. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Wenn Sie einen Salon oder ein Ladengeschäft führen und praktisch nur an Privatleute verkaufen, ändert sich beim Rechnungsschreiben für Sie wenig bis nichts.
Ganz raus sind Sie trotzdem nicht. Empfangen können müssen Sie als Unternehmen ohnehin: Ihr Großhändler oder Ihr Stromversorger darf Ihnen E-Rechnungen schicken, und Sie müssen sie annehmen und aufbewahren. Dafür reichen ein Postfach und eine geklärte Ablage. Kein neues Abo, keine Beratungswoche, kein Projekt.
Unsicher, was für Ihren Betrieb gilt?
Die kurze Version: Empfang und Archivierung regeln Sie am besten dieses Jahr, das kostet wenig Zeit und kein Geld. Die Ausstellung planen Sie in Ruhe, je nach Umsatz haben Sie bis 2027 oder 2028 Zeit – und als Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind Sie von der Ausstellungspflicht dauerhaft ausgenommen, nur empfangen können müssen Sie E-Rechnungen. Wer Ihnen vorher Torschlusspanik verkauft, verkauft vor allem eines: sich selbst.
Stellen Sie sich den Tag vor, an dem die erste XRechnung Ihres Großhändlers hereinkommt und einfach dort landet, wo sie hingehört. Kein Rätselraten übers Format, kein Abtippen, kein Modul, das Sie in Panik zu teuer gekauft haben. Empfang geklärt, Ablage geklärt, Kopf frei.
Sie wollen wissen, wo Ihr Betrieb bei der E-Rechnung-Pflicht wirklich steht? Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch. Wir gehen Ihre Software durch, klären Empfangsweg und Archivierung und stellen fest, ob Sie für 2027 oder 2028 überhaupt etwas anschaffen müssen. Meistens ist es weniger, als die Verkaufsmails behaupten.
