Microsoft-Office-Alternativen für Unternehmen: LibreOffice, OnlyOffice & Collabora
Microsoft 365 kostet pro Kopf, jeden Monat. LibreOffice, OnlyOffice und Collabora können vieles genauso – quelloffen und ohne US-Cloud. Ich vergleiche die Office-Alternativen für Unternehmen ehrlich mit ihren Grenzen und übernehme Umstellung samt Team-Einweisung.
Jeden Monat zieht Microsoft eine Gebühr von Ihrem Konto ein. Pro Kopf. Für Word, Excel und PowerPoint – Programme, die die meisten Ihrer Leute zum Briefeschreiben und Rechnungentippen benutzen.
Zehn Arbeitsplätze? Dann summiert sich das über ein paar Jahre zu einem stattlichen vierstelligen Betrag. Für Software, die Sie nie besitzen, sondern nur mieten. Zahlen Sie nicht mehr, ist sie weg – und Ihre Dateien liegen in einem Format, das jemand anderem gehört.
Muss das sein? Nein. Es gibt vollwertige Office-Pakete, die dasselbe erledigen und nichts oder fast nichts kosten. Drei davon sehe ich mir hier mit Ihnen an: LibreOffice, OnlyOffice und Collabora. Ehrlich, mit Grenzen – und ohne Ihnen einen Wechsel einzureden, der sich für Sie nicht lohnt.
Warum kleine Betriebe über eine Alternative nachdenken
Selten steckt Ideologie dahinter. Meistens sind es drei sehr handfeste Gründe.
Die Kosten pro Kopf. Microsoft 365 ist ein Abonnement: Sie zahlen pro Mitarbeiter, jeden Monat, ohne Ende. Bei drei Leuten fällt das kaum auf. Bei fünfzehn ist es ein fester Posten, der jedes Jahr wiederkommt und gern mal teurer wird. Sie mieten Ihr Werkzeug, statt es zu besitzen.
Der Datenschutz. In der Standardeinstellung landen Ihre Dokumente in Microsofts US-Cloud OneDrive, und die eingebaute KI (Copilot) schaut beim Tippen gern mit. Für eine Kanzlei mit Mandantenakten oder eine Praxis mit Patientendaten ist das ein Problem, kein Komfort. Warum Firmendaten auf US-Servern grundsätzlich nichts verloren haben, habe ich in einem eigenen Beitrag ausführlich aufgeschrieben.
Die Herstellerbindung. Fachleute nennen sie Lock-in: Je tiefer Sie in Microsofts Formaten und Diensten stecken, desto schwerer der Absprung. Word- und Excel-Dateien gehören einem Format, das einem Konzern gehört. Wer da raus will, merkt erst, wie fest er drinsteckt.
LibreOffice, OnlyOffice und Collabora – kurz erklärt
Die drei sind nicht dasselbe in Grün. Jedes ist für eine andere Art zu arbeiten gebaut. Und alle drei sind quelloffen – der Bauplan liegt offen, niemand baut heimlich etwas ein.
LibreOffice ist der Klassiker: ein vollständiges Office-Paket, das ganz normal auf dem Rechner installiert wird und offline läuft. Keine Cloud, kein Konto, keine Miete. Es kostet nichts, läuft auf Windows, Mac und Linux und ersetzt Word, Excel und PowerPoint für die allermeisten Alltagsaufgaben. Eines der Open-Source-Werkzeuge, die im Büro erstaunlich viel Ballast ersetzen.
OnlyOffice legt den Schwerpunkt auf zwei Dinge: die beste Verträglichkeit mit Microsoft-Dateien und gemeinsames Arbeiten im Browser. Die Oberfläche fühlt sich an wie ein modernes Office, komplexe Word- und Excel-Dokumente überstehen den Wechsel meist erstaunlich sauber. Es lässt sich auf Ihrem eigenen Server betreiben.
Collabora Online ist Office direkt im Browser, gebaut für die eigene Cloud. Es klinkt sich in Nextcloud ein – die freie Alternative zu OneDrive – und lässt mehrere Leute gleichzeitig am selben Dokument arbeiten, auf Ihrem Server, in der EU. Wer sein Büro ohnehin auf eigenen Speicher holt, bekommt das Office gleich mit dazu.
Vergleich: die drei im Überblick
Der direkte Vergleich, ohne Verkaufsbrille.
| Paket | Kompatibilität zu MS-Dateien | Gemeinsames Arbeiten | Datenschutz / Wo es läuft | Kosten |
|---|---|---|---|---|
| LibreOffice | Öffnet und speichert Word, Excel, PowerPoint; bei komplexen Dokumenten kleine Abweichungen | Nicht sein Zweck – läuft installiert auf dem PC | Offline auf Ihrem Rechner, gar keine Cloud | Kostenlos |
| OnlyOffice | Beste Verträglichkeit, auch verschachtelte Dateien meist sauber | Ja, mehrere gleichzeitig im Browser | Auf eigenem Server betreibbar, EU | Programm kostenlos; Server und Einrichtung |
| Collabora Online | Gute Verträglichkeit, für den Büroalltag ausreichend | Ja, mehrere gleichzeitig im Browser | Für die eigene Cloud, EU-Server | Programm kostenlos; Server und Einrichtung |
Eine Zahl fehlt bewusst: der Anschaffungspreis. Denn die Programme selbst kosten nichts. Bezahlt wird – wenn überhaupt – der Server, auf dem das gemeinsame Arbeiten läuft, und die Einrichtung. Kein Abo pro Kopf, kein Preis, der jedes Jahr klettert.
Wo Microsoft ehrlicherweise im Vorteil bleibt
Jetzt der Teil, den Umstiegsbegeisterte gern verschweigen. Es gibt Stellen, an denen Microsoft schlicht besser ist. Wer das leugnet, verkauft Ihnen einen schlechten Wechsel.
Die größte Baustelle sind komplexe Excel-Makros – kleine Automatik-Programme, die in einer Tabelle stecken und auf Knopfdruck ganze Auswertungen bauen. Wer sich über Jahre ein Controlling-Werkzeug in Excel gebaut hat, mit verschachtelten Makros und Verknüpfungen, stößt bei den Alternativen an Grenzen. Manches läuft, manches ruckelt, manches gar nicht. Das ehrlich zu prüfen, gehört zur Umstellung dazu – nicht als böse Überraschung hinterher.
Auch bei pixelgenauen PowerPoint-Präsentationen mit aufwendigen Animationen und bei der engen Verzahnung mit Teams und SharePoint hat Microsoft die Nase vorn. Wer täglich Präsentationen mit Kunden austauscht, die allesamt strikt Microsoft nutzen, spürt jede kleine Verschiebung im Layout. Für solche Fälle ist ein harter Schnitt selten klug.
Für wen der Umstieg leicht ist – und wann Sie besser bleiben
Die gute Nachricht: Für die meisten kleinen Betriebe ist der Wechsel unspektakulär. Wer Briefe schreibt, Angebote und Rechnungen erstellt, einfache Tabellen und Kalkulationen pflegt und ab und zu eine Präsentation baut, merkt nach ein paar Tagen kaum noch einen Unterschied. Handwerksbetriebe, Vereine, Praxen, kleine Kanzleien mit überschaubaren Dokumenten – für die ist der Umstieg leicht.
Schwerer wird es, je spezialisierter Sie arbeiten. Ein Betrieb, dessen halbe Buchhaltung in einer selbstgebauten Makro-Tabelle steckt. Eine Agentur, die den ganzen Tag PowerPoint mit Microsoft-Kunden hin- und herschiebt. Ein Büro, das tief in Teams und SharePoint lebt. Hier ist ein Wechsel nicht unmöglich, aber er will genau geplant sein – Stück für Stück, nicht über Nacht.
Und jetzt die ehrliche Gegenposition: Manchmal ist der beste Rat, alles zu lassen, wie es ist. Läuft Ihr ganzer Betrieb reibungslos auf einem Excel-Werkzeug, das Sie über Jahre perfektioniert haben, dann reiße ich das nicht aus reiner Prinzipientreue ein. Ideologie ist ein schlechter Grund, funktionierende Arbeit zu zerlegen.
Auch wenn Sie ohnehin tief und zufrieden im Microsoft-Kosmos stecken, jede Fachanwendung sauber andockt und die Kosten für Sie in Ordnung gehen – dann brauchen Sie keine Alternative, nur weil es sie gibt. »Das lassen wir so« ist ein vollwertiges Ergebnis. Ich sage es Ihnen, wenn es das richtige ist.
Die Umstellung und die Team-Einweisung übernehme ich
Der Reiz einer Office-Alternative liegt nicht im Sparen allein. Er liegt darin, dass Ihre Dokumente wieder Ihnen gehören – auf Ihrem Speicher, in offenen Formaten, ohne monatliche Miete pro Kopf. Der Haken: Zwischen »klingt gut« und »das Team arbeitet damit« liegt genau die Umstellung, die vielen den Wechsel vermiest.
Die nehme ich Ihnen ab. Ich sehe mir zuerst an, womit Sie wirklich arbeiten – welche Dokumente, welche Makros, welche Gewohnheiten. Dann sage ich Ihnen ehrlich, was sauber wechselt und was besser bleibt. Passt der Umstieg, richte ich das passende Paket ein, meist als Teil eines Cloud-Büros auf eigenem Speicher, hole Ihre bestehenden Dateien sauber herüber und weise Ihr Team an einem Nachmittag darin ein. Den technischen Teil übernehme ich; Sie bekommen Programme, die sich vertraut anfühlen und einfach laufen.
Danach lasse ich Sie nicht allein: Auf Wunsch bleibt die laufende Betreuung bei mir, IT-Betreuung ab 149 Euro im Monat. Ob sich der Wechsel für Ihren Betrieb überhaupt lohnt, klären wir vorher in einem kostenlosen Erstgespräch – und wenn die ehrliche Antwort »bleiben Sie bei Microsoft« lautet, hören Sie genau das. Bringen Sie einfach mit, wie viele Arbeitsplätze Sie haben und welche Dokumente bei Ihnen den Alltag bestimmen.
