Collabora Online – Texte, Tabellen und Präsentationen auf Ihrem eigenen Server

Sie öffnen ein Dokument, das jemand in Google Docs geteilt hat. Einloggen, Konto bestätigen, Cookies akzeptieren. Dann der Hinweis: „Um alle Funktionen zu nutzen, upgraden Sie auf Business." Das Protokoll der letzten Vereinssitzung liegt jetzt auf einem US-amerikanischen Rechenzentrum – irgendwo. Wer darauf zugreifen kann, steht im Kleingedruckten. Das liest niemand.

Microsoft 365 rechnet pro Nutzer und Monat ab. Google Workspace auch. Jede neue Kollegin, jeder neue Ehrenamtliche, jede Praktikantin kostet extra. Und wer aufhört zu zahlen, verliert den Zugriff auf seine eigenen Unterlagen.

Es geht auch anders.

Was Collabora Online praktisch kann

• Texte, Tabellen, Präsentationen im Browser bearbeiten – Writer (Textdokumente), Calc (Tabellen) und Impress (Präsentationen) laufen vollständig im Browser, ohne Installation. Formate wie .docx, .xlsx und .pptx öffnen und speichern sich wie gewohnt.
• Gleichzeitig gemeinsam schreiben – Mehrere Personen sehen die Änderungen der anderen in Echtzeit. Wer was geändert hat, ist sichtbar. Das Protokoll schreiben zwei Vorstände gemeinsam, ohne sich Dateien hin- und herzuschicken.
• Änderungen nachverfolgen und kommentieren – Überarbeitungsmodus und Kommentarfunktion funktionieren wie aus Word bekannt. Korrekturen bleiben sichtbar, bis jemand sie bewusst annimmt.
• Zugriff über jeden Browser – Computer, Tablet, Smartphone. Kein Programm installieren, kein VPN einrichten (Virtuelles Privates Netzwerk, also ein verschlüsselter Tunnel ins Büronetz).
• Dokumente liegen auf Ihrem Server – Collabora Online lässt sich in Nextcloud (eine selbst gehostete Cloud-Ablage) einbetten. Ihre Unterlagen verlassen Ihren Server nicht.
• Open Source, frei prüfbar – Der Quellcode (der lesbare Bauplan der Software) ist öffentlich einsehbar. Keine versteckten Funktionen, kein heimliches Auslesen.

Ehrlich eingeordnet: für wen es sich lohnt

Collabora Online ist eine gute Wahl, wenn Sie Dokumente im Team bearbeiten – und dabei nicht wollen, dass ein Konzern mitlesen könnte. Vereine, Bildungsträger, Arztpraxen, kleine Kanzleien, Handwerksbetriebe: überall dort, wo Unterlagen nicht auf fremden Servern landen sollen und wo das monatliche Abo auf Dauer teurer wird als eine einmalige Einrichtung.

Besonders stark ist es in Kombination mit Nextcloud: Dateiablage, gemeinsames Bearbeiten und Versionsverlauf in einer Oberfläche – ohne Google, ohne Microsoft.

Wo ich ehrlich bin: Collabora Online ist kein vollständiger Ersatz für jeden einzelnen Knopf in Microsoft Word. Wer täglich mit komplexen Word-Makros (also automatisierten Abläufen in Textdokumenten), speziellen Diagrammtypen in Excel oder aufwendigen PowerPoint-Animationen arbeitet, wird gelegentlich eine Funktion vermissen. Wer schlichte Vereinsprotokolle schreibt, Angebote formuliert und Dienstpläne in Tabellen pflegt, wird den Unterschied im Alltag kaum bemerken. Und wer ohnehin hauptsächlich PDFs verschickt, braucht möglicherweise gar kein vollwertiges Office-Paket – sondern nur Nextcloud mit einer einfachen Vorschaufunktion. Das sage ich Ihnen im Erstgespräch, bevor ich irgendetwas einrichte.

Das richte ich Ihnen ein

Ich installiere Collabora Online auf Ihrem Server oder einem gemieteten Server, den Sie selbst kontrollieren. Dazu gehört:

• Installation und Konfiguration von Collabora Online (CODE – Collabora Online Development Edition, die freie Variante)
• Anbindung an Nextcloud, falls vorhanden oder gewünscht
• Verschlüsselte Verbindung (HTTPS) mit Ihrer eigenen Adresse, zum Beispiel office.ihredomain.de
• Grundkonfiguration für mehrere Nutzer und Zugriffsrechte
• Automatische Datensicherung (Backup)
• Einweisung: ich zeige Ihnen und Ihrem Team, wie die tägliche Arbeit damit aussieht

Einrichtungsaufwand: ab 550 Euro – einmalig. Kein Abo, keine monatliche Kopfpauschale, kein Vertrag mit Verlängerungsautomatik. Danach gehört die Installation Ihnen. Updates kann ich übernehmen, muss ich aber nicht – das entscheiden Sie.

Die technische Grundvoraussetzung für DSGVO-konformes Arbeiten ist damit geschaffen: Ihre Daten liegen auf einem Server, dessen Standort und Zugriffsrechte Sie kennen.

Der nächste Schritt

Wenn Sie wissen wollen, ob Collabora Online zu Ihrer Situation passt – oder ob etwas anderes sinnvoller wäre – sprechen wir kurz darüber. Das Erstgespräch kostet nichts und verpflichtet Sie zu nichts.

Schreiben Sie mir, wie Sie gerade Dokumente teilen und was Sie sich anders wünschen würden. Den Rest finden wir gemeinsam heraus.