DSGVO-konforme E-Mail für Unternehmen: Proton, mailbox.org & Co.

Ihre Firmen-E-Mail läuft über eine kostenlose Gmail-Adresse? Dann ist Ihr Postfach kein Postfach. Es ist eine Datenquelle.

Jede Mail, die Sie schreiben, jeder Anhang, jeder Kontakt liegt auf Servern eines US-Konzerns. Der darf mitlesen, wenn eine US-Behörde es verlangt. Und »kostenlos« heißt bei diesen Anbietern selten kostenlos, sondern: Sie zahlen mit Ihren Daten.

Für die private Urlaubsmail ist das egal. Für Mandantenpost, Patientendaten oder Angebote an Ihre Kunden ist es das nicht. Da wird aus Bequemlichkeit ein DSGVO-Problem.

Deshalb hier der ehrliche Vergleich der datenschutzfreundlichen Anbieter – Proton Mail, mailbox.org und Tuta – gegen das kostenlose US-Freemail, das die meisten Betriebe immer noch nutzen.

Warum Gmail und Outlook im Betrieb ein Datenschutzproblem sind

Zwei Dinge machen kostenlose US-Postfächer für Firmen heikel.

Erstens der Zugriff. Anbieter wie Google und Microsoft unterliegen US-Recht. Der CLOUD Act (ein US-Gesetz, das amerikanischen Behörden Zugriff auf Daten von US-Firmen erlaubt – selbst wenn die Server in Europa stehen) hebelt Ihren europäischen Datenschutz an der entscheidenden Stelle aus. Ihre Post ist nur so privat, wie eine Behörde jenseits des Atlantiks es zulässt.

Zweitens die Auswertung. Ein kostenloses Postfach finanziert sich über Daten. Betreff, Absender, Ihr Verhalten – daraus wird ein Profil. Sie bekommen keine Rechnung. Dafür ist Ihre Kommunikation die Ware.

Wenn Sie ohnehin gerade dabei sind, Ihre Ablage aus den US-Clouds zu holen, gehört das Postfach in dieselbe Aufräumaktion. Warum Firmendaten grundsätzlich nichts auf US-Servern zu suchen haben, lesen Sie ausführlich in einem eigenen Beitrag.

Was die datenschutzfreundlichen Anbieter anders machen

Die europäischen Alternativen drehen das Prinzip um. Drei Punkte zählen.

Serverstandort. Proton sitzt in der Schweiz, mailbox.org und Tuta in Deutschland. Keine US-Rechtsprechung, dafür Schweizer beziehungsweise deutsches Datenschutzrecht.

Verschlüsselung. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (Ihre Mail wird so verschlossen, dass selbst der Anbieter den Inhalt nicht lesen kann) ist hier eingebaut, nicht Aufpreis. Bei den US-Diensten ist genau das die Ausnahme.

Eigene Domain. Statt @gmail.com schreiben Sie von @ihrefirma.de. Das ist kein Kosmetik-Thema. Eine eigene Domain wirkt seriös, gehört Ihnen und lässt sich mitnehmen, wenn Sie den Anbieter wechseln. Kein Lock-in, keine Abhängigkeit.

Dazu kommt der Papierkram, den viele übersehen. DSGVO-konform heißt auch: Es braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (kurz AVV – die schriftliche Zusage des Anbieters, Ihre Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag zu verarbeiten). Die europäischen Anbieter stellen so einen Vertrag ohne Umschweife bereit. Beim kostenlosen US-Freemail bekommen Sie ihn gar nicht erst – was allein schon zeigt, dass diese Konten für den Geschäftsbetrieb nie gedacht waren.

Der Vergleich: Proton Mail, mailbox.org und Tuta

Zahlen auf den Cent nenne ich hier bewusst nicht – Tarife ändern sich. Die Größenordnung reicht zur Einordnung völlig.

Das Fazit der Tabelle: Alle drei sind meilenweit näher an der DSGVO als ein kostenloses US-Postfach. Der Unterschied liegt im Detail und in Ihrer Arbeitsweise.

Für wen welcher Anbieter passt

Es gibt nicht den einen richtigen Anbieter. Es gibt den richtigen für Ihre Situation.

Solo und Einzelunternehmer. Proton Mail. Ein Postfach, eigene Domain, aufgeräumte Apps, wenig Verwaltung. Genau deshalb läuft dmrc.it selbst über Proton – ich empfehle nichts, was ich nicht täglich benutze. Auch das Besucher-Tracking auf dieser Seite hoste ich selbst, aus demselben Grund.

Kleines Team. mailbox.org spielt seine Stärke aus, sobald mehrere Postfächer, gemeinsame Kalender und geteilte Kontakte dazukommen. Der Funktionsumfang erinnert an ein klassisches Büropaket – nur eben in Deutschland gehostet.

Kanzlei, Praxis, sensible Daten. Hier zählt die Verschlüsselung am meisten. Proton oder Tuta mit konsequenter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Wo Berufsgeheimnis gilt – bei Anwälten, Steuerberatern, Ärzten – ist ein US-Freemail-Postfach schlicht keine Option.

Und wenn Sie unsicher sind, welcher der drei am Ende der richtige ist: Man muss nicht alles auf einmal entscheiden. Ein einzelnes Postfach umziehen, ein paar Wochen im Alltag testen, dann den Rest des Teams nachziehen. Ein Wechsel muss kein Sprung ins kalte Wasser sein.

Wann Sie das nicht brauchen – und warum der Umzug Planung braucht

Ehrlich bleibt ehrlich: Nicht jeder muss sofort wechseln.

Wer geschäftlich fast nur telefoniert und E-Mail nur als Nebenkanal für Newsletter nutzt, hat wenig Druck. Und wenn Sie schon ein ordentliches, in der EU gehostetes Postfach mit eigener Domain haben, ist der Wechsel um des Wechsels willen Unsinn. »Das lassen wir, wie es ist« ist auch ein Ergebnis.

Eines sollten Sie trotzdem nicht unterschätzen: Ein Umzug will geplant sein. Alte Adressen müssen weiterlaufen, Weiterleitungen greifen, bestehende Mails und Kontakte kommen mit. Läuft das schlecht, verpassen Sie Kundenanfragen – und das ist teurer als jeder Postfach-Tarif. Genau diese Migration übernehme ich, damit am Umzugstag nichts verloren geht und niemand ins Leere schreibt.

Ich richte Ihre DSGVO-konforme E-Mail ein

DSGVO-konforme E-Mail ist kein Hexenwerk, aber auch nicht mit drei Klicks erledigt. Ich plane den Umzug, richte Anbieter und eigene Domain ein, sorge für saubere Weiterleitungen und weise Sie und Ihr Team ein. Auf Wunsch bleibt es nicht beim Postfach, sondern wird ein ganzes datenschutzfreundliches Cloud-Büro mit Kalender, Dateien und Kontakten unter einem Dach. Wollen Sie danach ruhig schlafen, gibt es IT-Betreuung ab 149 Euro im Monat – ohne Zwang und ohne Knebelvertrag.

Ob Proton, mailbox.org oder Tuta zu Ihnen passt, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch. Sie schildern, wie Sie heute arbeiten. Ich sage Ihnen, ob sich der Wechsel lohnt – und wenn nicht, dann nicht.