Nextcloud vs. Dropbox: Mieten Sie noch oder besitzen Sie schon?

Wie viele Jahre zahlen Sie schon für Dropbox? Und wem gehören Ihre Dateien am Ende dieser Jahre?

Ihnen nicht. Sie mieten Speicherplatz auf den Servern eines US-Konzerns. Sie zahlen jeden Monat. Und wenn Sie aufhören zu zahlen, sind Sie draußen.

Dropbox war der Pionier. Praktisch, schnell, jeder kannte es. Aber der Pionier von damals ist heute ein Abo, das mit jeder Preisrunde teurer wird. Für private Urlaubsfotos mag das reichen. Für Kundendaten, Angebote und Verträge ist es die falsche Baustelle.

Es geht auch anders. Für ein Team kann Nextcloud fast alles, was Dropbox kann. Nur liegen die Dateien dann dort, wo Sie es bestimmen. Auf einem deutschen Server. Oder auf Ihrem eigenen.

Was Dropbox gut kann – und was Sie dafür zahlen

Erst das Positive, ganz ehrlich. Dropbox ist bequem. Der Sync läuft geräuschlos, die App tut, was sie soll, und einen Freigabe-Link erstellen Sie in zwei Klicks. Das ist kein Zufall, sondern das Ergebnis von Jahren Feinschliff.

Der Haken steckt woanders. Dropbox rechnet pro Nutzer und Monat ab. Fünf Leute, fünf Lizenzen. Kommt jemand ins Team, kommt eine Rechnung dazu. Sie mieten dauerhaft. Und wenn der Preis steigt oder ein Tarif umgebaut wird, haben Sie keinen Einfluss darauf.

Dazu die Frage, die viele verdrängen: Wo liegen die Daten eigentlich? Die Antwort führt in die USA. Dazu gleich mehr.

Was ist Nextcloud überhaupt?

Nextcloud ist eine freie Software (Open Source – quelloffen und ohne Lizenzgebühr pro Kopf), die aus einem Server Ihren eigenen Cloud-Speicher macht. Dateien ablegen, im Team teilen, auf allen Geräten synchron halten. Dasselbe Prinzip wie bei Dropbox. Nur läuft die Software auf einem Server, den Sie kontrollieren.

Es gibt zwei Wege. Entweder ein kleiner Server bei Ihnen im Büro. Oder gemietet bei einem deutschen Anbieter, der nur den Speicherplatz stellt, während die Hoheit über die Daten bei Ihnen bleibt. Für die meisten kleinen Betriebe ist der zweite Weg der bequemere.

Kein Abo pro Nutzer. Keine Lizenzpolizei. Sie zahlen für den Server, nicht für Köpfe.

Funktionsvergleich: Was können beide wirklich?

Die Frage ist nicht »was ist cooler«, sondern »was brauche ich im Alltag«. Also der nüchterne Vergleich.

Wo ist der Unterschied? Nicht bei den Funktionen. Bei beiden schicken Sie einem Kunden einen Link mit Passwort und Ablaufdatum, holen gelöschte Dateien zurück und stellen alte Versionen wieder her. Dropbox ist an einzelnen Stellen einen Tick geschliffener. Nextcloud holt das über die Kontrolle wieder rein.

Was kostet das über drei Jahre?

Rechnen Sie grob mit. Genaue Tarife ändern sich, deshalb bleibe ich bei Größenordnungen.

Wichtiger als jede Einzelzahl ist das Muster. Dropbox skaliert mit den Köpfen. Jeder neue Mitarbeiter kostet extra, jeden Monat, für immer. Nextcloud kostet den Server, und ob fünf oder fünfzehn Leute darauf arbeiten, ändert wenig.

Bei fünf Nutzern nehmen sich beide oft wenig. Bei fünfzehn zieht die Abo-Rechnung davon. Wenn Ihr Betrieb wächst, wächst bei Dropbox die Miete mit. Bei Nextcloud nicht.

Ehrlich dazu: Nextcloud ist nicht »kostenlos«. Der Server will bezahlt, eingerichtet und gepflegt werden. Meine laufende IT-Betreuung gibt es ab 149 € im Monat – für den ganzen Betrieb, nicht pro Person. Was in Ihrem Fall unterm Strich steht, rechne ich Ihnen vorher durch, bevor irgendetwas umzieht.

Der Datenstandort: der eigentliche Punkt

Jetzt zur Frage, die den ganzen Vergleich entscheidet. Wo liegen Ihre Dateien, und wer kommt dran?

Dropbox ist ein US-Unternehmen. Damit greift der sogenannte Cloud Act: ein US-Gesetz, das amerikanische Behörden auf Daten zugreifen lässt, die US-Konzerne verwahren. Auch dann, wenn die Server in Europa stehen. Als deutscher Betrieb können Sie dem nichts entgegensetzen. Die Kontrolle liegt woanders. Nur nicht bei Ihnen.

Bei Nextcloud auf einem deutschen Server gilt deutsches und europäisches Recht. Ihre Kundendaten, Ihre Verträge, Ihre Kalkulationen bleiben in dem Rechtsraum, in dem Ihr Betrieb sitzt. Für Kanzleien, Praxen und jeden, der mit fremden Daten arbeitet, ist das kein Luxus, sondern Pflichtprogramm.

Warum Firmendaten grundsätzlich nichts auf US-Servern zu suchen haben, ist ein Thema für sich. Wenn Sie tiefer einsteigen wollen, finden Sie das im Vergleich Microsoft 365 gegen Nextcloud.

Umzug: Was merken Ihre Leute davon?

Die häufigste Sorge klingt so: »Das gibt Chaos, und mein Team steht drei Tage still.« Muss es nicht.

Ein Umzug läuft in Ruhe ab. Ich richte den Nextcloud-Server ein, übernehme die vorhandenen Ordnerstrukturen und teste Freigaben und Zugriffe. Erst wenn alles steht, kommen Ihre Leute dran. Auf dem Rechner läuft dann eine App, die genauso aussieht und sich anfühlt wie vorher: ein Ordner, in dem die Dateien liegen. Speichern, öffnen, teilen, alles wie gehabt.

Was Ihre Mitarbeiter davon merken? Wenig. Ein neues Symbol in der Taskleiste vielleicht. Der Rest ist Gewohnheit.

Wann Sie bei Dropbox bleiben dürfen

Kein Verkäufer, der Ihnen Nextcloud aufschwatzen will, wird das zugeben: Nicht jeder gehört von Dropbox weg. Nämlich dann, wenn das hier auf Sie zutrifft:

• Sie arbeiten allein oder zu zweit und teilen nur unkritische Dateien.
• Es geht um Fotos und Entwürfe, nichts Personenbezogenes, nichts Vertrauliches.
• Sie haben null Lust auf Wartung und niemanden, der sich kümmert.

Dann bleiben Sie bei dem, was läuft. »Lassen Sie es« ist manchmal der ehrlichste Rat, den ich geben kann. Ein Server, um den sich niemand kümmert, ist gefährlicher als ein sauberes Abo.

Sobald aber Kundendaten, mehrere Mitarbeiter oder Berufsgeheimnisse im Spiel sind, kippt die Rechnung. Dann geht es nicht mehr um Bequemlichkeit, sondern um Kontrolle und um Haftung.

Erst rechnen, dann umziehen

Ob Sie beim Dropbox-Abo bleiben oder mit Nextcloud vom Mieten zum Besitzen wechseln, entscheidet sich an Ihren echten Zahlen: wie viele Köpfe, wie heikel die Dateien, was ein Umzug wirklich kostet. Das rechne ich Ihnen im kostenlosen Erstgespräch durch, bevor eine einzige Datei umzieht. Wie so ein Cloud-Büro ohne US-Abos am Ende aussieht, sehen Sie hier.