Was kostet KI im Betrieb wirklich? Abo-Wildwuchs, API-Token und die ehrliche Rechnung

ChatGPT für die eine, Copilot für den anderen, Gemini steckt ohnehin im Google-Konto. Jedes Abo wirkt für sich harmlos: 20 Euro hier, 25 dort. In einem Zehn-Personen-Betrieb summiert sich das schnell auf 3.000 Euro im Jahr – für Werkzeuge, die sich zu großen Teilen überschneiden. Und kaum jemand weiß, wer was wofür nutzt. Kommt Ihnen bekannt vor? Sollte es. Beim Software-Wildwuchs lief es genauso: erst ein Tool, dann fünf, dann der Kontrollverlust. Wie man aus solchen Abhängigkeiten wieder herauskommt, habe ich im Beitrag über Vendor Lock-in beschrieben. Heute rechne ich nach: Was kostet KI im Betrieb wirklich – und welches der drei Kostenmodelle passt wann?

Modell 1: Abo pro Kopf

Das bequemste Modell, deshalb das teuerste. Die großen Anbieter, Stand Juli 2026:

• ChatGPT Business (OpenAI): 25 US-Dollar pro Kopf und Monat, im Jahresabo 20 – der Preis wurde im April 2026 gesenkt.
• Microsoft 365 Copilot Business: 21 US-Dollar pro Kopf und Monat im Jahresabo (seit Juli 2026, vorher 18). Klingt überschaubar, aber Copilot setzt eine Microsoft-365-Basislizenz voraus. Real landen Sie je nach Tarif bei 34 bis 43 US-Dollar pro Kopf.
• Google Workspace: Gemini steckt inzwischen direkt in den Business-Tarifen (Business Standard rund 14 US-Dollar pro Kopf und Monat). Wer höhere KI-Limits braucht, zahlt rund 20 US-Dollar Aufschlag für den erweiterten Zugang.

Pro Kopf heißt: Sie zahlen für jeden Platz, nicht für die Nutzung. Ob jemand das Werkzeug täglich braucht oder dreimal im Monat, ist dem Anbieter egal. Genau dort versickert das Geld.

Modell 2: API nach Verbrauch

Über eine API (Programmierschnittstelle) zahlen Sie pro Token – das sind Textbausteine, eine Million Token entspricht grob 700.000 Wörtern. OpenAIs aktuelle Modelle kosten je nach Größe etwa 1 bis 5 US-Dollar pro Million Eingabe-Token und 6 bis 30 US-Dollar pro Million Ausgabe-Token (Stand Juli 2026); bei anderen Anbietern liegen die Größenordnungen ähnlich.

Klingt abstrakt, wird im Beispiel konkret: Zehn Beschäftigte stellen über eine gemeinsame Anbindung 3.000 Anfragen im Monat, großzügig gerechnet mit je 1.000 Token Antwortlänge. Das sind drei Millionen Ausgabe-Token – bei einem Mittelklasse-Modell rund 50 US-Dollar im Monat, gut 550 im Jahr. Der Haken: Eine API bedient sich nicht von selbst. Sie brauchen eine Oberfläche davor – es gibt gute Open-Source-Werkzeuge dafür – und jemanden, der das einmal sauber einrichtet.

Modell 3: Selbst gehostet

Das dritte Modell: ein eigenes Sprachmodell auf eigener Hardware. Einmal kaufen, danach kostet nur noch Strom. Eine gebrauchte Grafikkarte vom Typ RTX 3090 mit 24 GB Grafikspeicher – der Preis-Leistungs-Standard für lokale KI – liegt bei 750 bis 950 Euro (Stand Juli 2026); mit Rechner drumherum sind Sie mit rund 1.500 Euro dabei. An Strom fallen bei rund 27 Cent pro Kilowattstunde Gewerbestrom (Stand 2026) und Dauerbetrieb je nach Auslastung grob 150 bis 250 Euro im Jahr an.

Dafür bleibt alles im Haus: Keine Kundendaten wandern auf US-Server, keine Freigabe-Diskussion mit dem Datenschutz. Warum das bei sensiblen Daten der entscheidende Punkt ist, steht in meinem Beitrag über lokale KI und Datenschutz.

Aber – und das ist ein ehrliches Aber: Self-Hosting ist kein Selbstläufer. Offene Modelle, die auf so einer Karte laufen, sind spürbar schwächer als die Spitzenmodelle der großen Anbieter. Updates, Backups und Absicherung macht niemand für Sie mit. Wer ohnehin schon Dienste mit Docker selbst hostet, hat die halbe Miete. Wer nicht, kauft mit der Hardware auch Wartungszeit ein. Die muss jemand leisten – Sie oder jemand wie ich.

Die ehrliche Rechnung

Derselbe Zehn-Personen-Betrieb, drei Wege, ein Jahr (Stand Juli 2026, Dollar-Preise großzügig in Euro gerundet):

• Abo-Wildwuchs: zehn Einzel-Abos à 20 bis 25 Euro – rund 2.400 bis 3.000 Euro. Basislizenzen, die bei Copilot obendrauf kommen, noch nicht eingerechnet.
• Gemeinsame API: rund 550 Euro Verbrauch plus einmalige Einrichtung.
• Selbst gehostet: rund 1.500 Euro Hardware einmalig, danach 150 bis 250 Euro Strom im Jahr – plus Wartungszeit, die ehrlich mitgerechnet werden muss.

Auffällig: Das Abo ist im ersten Jahr das teuerste Modell und in jedem weiteren auch. Trotzdem ist es nicht automatisch falsch.

Wann lohnt was?

Drei Faustregeln:

• Wenige, intensive Nutzer: Abo. Wer täglich stundenlang mit KI arbeitet, bekommt im Abo die stärksten Modelle, fertige Apps und mobilen Zugriff. Zwei, drei Business-Abos für die Vielnutzer sind gut angelegtes Geld.
• Viele Gelegenheitsnutzer: API. Zehn Leute mit je drei Anfragen pro Woche brauchen keine zehn Lizenzen. Eine gemeinsame Anbindung kostet einen Bruchteil und lässt sich zentral im Blick behalten.
• Sensible Daten und Dauerlast: selbst hosten. Wenn Mandanten-, Patienten- oder Mitgliederdaten im Spiel sind oder KI fest in Ihre Abläufe eingebaut ist, rechnet sich eigene Hardware – vorausgesetzt, jemand betreut sie.

In der Praxis läuft es meist auf eine Mischung hinaus: ein oder zwei Abos für die, die wirklich täglich damit arbeiten, eine gemeinsame Anbindung für alle anderen. Der Grundsatz dahinter ist banal und wird trotzdem ständig ignoriert: Nicht jede Lizenz braucht jeder.

Erst zählen, dann kündigen

Bevor Sie irgendetwas umbauen: Zählen Sie. Welche KI-Abos laufen in Ihrem Betrieb, wer nutzt sie, wie oft? Allein diese Liste ist oft ernüchternd – und der erste Schritt zu planbaren Kosten. Wenn Sie dabei Unterstützung wollen: Ich nehme den Bestand auf und rechne die drei Modelle für Ihren Fall durch, im kostenlosen Erstgespräch. Auch »die Abos bleiben« ist ein ehrliches Ergebnis. Was ich rund um KI und Automatisierung im Betrieb anbiete, steht auf der Leistungsseite.